インドネシアで採用活動を行う日系企業では、
- 応募は集まるが求める人物像に合う人材が少ない
- 面接や社内承認に時間がかかる
- 内定を出しても辞退される
- 候補者情報や選考状況を適切に管理できない
といった課題が見られます。採用が難航する原因は、単純な人材不足だけではありません。求める人物像、給与条件、勤務地、選考スピード、候補者への説明、面接官の評価基準、候補者情報の管理など、企業側の採用条件やプロセスが影響している場合もあります。また、インドネシアの候補者は、給与だけで転職先を決めているわけではありません。仕事内容、直属の上司、通勤時間、働き方、キャリアアップの可能性、評価制度、入社可能時期など、複数の条件を比較して転職先を検討しています。
Peoplyeeでは、2013年からインドネシアで日系企業を中心に採用支援を行ってきました。その中で、採用が長期化する企業や内定辞退が続く企業には、共通する課題が見られます。なお、採用に影響する社内・社外要因全体については別記事で整理しています。本記事では、採用活動の現場で実際に起こりやすい8つの具体的な課題と、その改善策に焦点を当てて解説します。
この記事の結論
インドネシア採用が難航する原因は、人材不足だけではありません。求める人物像、求人内容、選考スピード、社内承認、給与条件、候補者への説明、面接官の評価基準、採用業務の管理方法など、企業側の条件やプロセスに原因がある場合もあります。特に日系企業では、次の3点が採用結果を大きく左右します。
- 必須条件を増やしすぎない
- 面接後の評価と社内承認を迅速に行う
- 企業が候補者を評価するだけでなく、候補者も企業を比較・評価していることを理解する
「インドネシアに求める人物像に合う人材がいない」と結論づける前に、自社の採用条件と選考プロセスが現在の採用市場に合っているかを確認することが重要です。
インドネシア採用で企業が直面する8つの課題
1．求める人物像に合う候補者が集まらない
インドネシア採用では、応募者数が多ければ採用が成功するとは限りません。重要なのは、募集ポジションに必要な能力を持ち、自社で期待される役割を担える可能性のある候補者が集まっているかどうかです。応募数が多くても、求める人物像を満たす候補者が少なければ、書類選考や面接にかかる負担が増えます。一方、応募者数が少なくても、求める人物像に合う候補者の割合が高ければ、効率的に選考を進められます。日系企業では、次のような条件を同時に求めることがあります。
- 日本語または英語でのコミュニケーション能力
- 日系企業での勤務経験
- 特定業界での経験
- 専門分野の経験や資格
- マネジメント経験
- 希望給与が予算内であること
- 企業が希望する時期に入社できること
これらをすべて必須条件にすると、対象となる候補者が極端に少なくなる可能性があります。候補者が存在しないのではなく、企業自身が採用対象を狭めすぎている場合もあります。
解決策
求人を開始する前に、採用条件を次の3つに分けましょう。
- 入社時点で必ず必要な条件
- あれば望ましい条件
- 入社後に育成できる能力
例えば、業務上すぐに日本語を使う必要がない場合、日本語能力を必須条件ではなく歓迎条件にできる可能性があります。また、日系企業での勤務経験がなくても、異文化環境で働いた経験や、業務上必要な専門性があれば、採用対象に含められる場合があります。求人情報には、次の内容を簡潔かつ具体的に記載しましょう。
- 実際の仕事内容
- 責任範囲
- 必須条件と歓迎条件
- 使用する言語
- 勤務地
- 給与レンジ
- 福利厚生
- 入社後に期待する成果
求める人物像に合う候補者が集まらない場合は、採用基準を単純に下げるのではなく、その条件が本当に入社時点で必要なのかを見直すことが重要です。
2．転職潜在層との接点をつくることが難しい
求める人物像を適切に設定していても、その条件に合う候補者へ求人情報が届かなければ、採用にはつながりません。専門性の高い人材や管理職、日本語人材などは、必ずしも積極的に転職活動をしているとは限りません。現在の会社で働きながら、より良い機会があれば転職を検討する転職潜在層もいます。特に、日本語能力、専門知識、マネジメント経験などを持つ人材は、他の日系企業だけでなく、欧米系企業、インドネシアの大手企業、スタートアップ、海外企業などからも採用対象となる場合があります。そのため、求人サイトへ掲載して応募を待つだけでは、必要な候補者と接点を持てないことがあります。この課題は、課題1の「求める人物像に合う候補者が集まらない」とは異なります。課題1は、誰を採用対象とするかという要件設計の問題です。課題2は、その要件に合う候補者へ、どのように情報を届けるかという接点の問題です。
解決策
募集職種や候補者層に応じて、複数の採用チャネルを組み合わせましょう。代表的な方法には、次のようなものがあります。
- 求人サイト
- 人材紹介会社
- ダイレクトスカウト
- 社員紹介
- SNS
- 専門コミュニティ
- 大学や教育機関との連携
候補者へ連絡する際は、企業が求める条件だけでなく、候補者が入社することで得られる価値も説明する必要があります。例えば、
- 入社後に任される役割
- 責任範囲と権限
- 直属の上司とチーム体制
- 得られる経験や専門性
- キャリアアップの可能性
- 日本語や英語を使用する機会
- 評価や昇進の仕組み
- 給与、福利厚生、働き方
などです。「日系企業だから興味を持ってもらえる」と考えるのではなく、他社と比較したときに、自社で働く価値を具体的に説明できる状態にすることが重要です。
3．選考と社内承認に時間がかかる
求める人物像に合う候補者と接点を持てても、選考や社内承認に時間がかかれば、採用決定まで進められない場合があります。特に日系企業では、現地人事や配属部門が候補者を評価した後、
- 日本人責任者
- 現地法人社長
- 日本本社
など、複数の関係者による承認が必要になるケースがあります。次のような状態では、個別候補者への判断が止まりやすくなります。
- 面接後の評価入力期限がない
- 最終採用の決定者が明確でない
- 給与条件の承認者が決まっていない
- 日本本社からの回答期限がない
- 承認者不在時の代理者がいない
- 同じ内容を複数の面接官が確認している
企業側にとっては数日の遅れでも、候補者は複数企業の選考を同時に進めている可能性があります。回答が遅れることで、候補者が別の企業への入社を決定する場合があります。
解決策
採用を開始する前に、個別候補者に対する選考・承認期限を決めておきましょう。例えば、
- 書類選考は受領後2営業日以内に判断する
- 面接評価は当日または翌営業日までに入力する
- 次回選考の案内期限を決める
- 最終面接後の採否判断期限を決める
- 給与条件とオファーの承認者を事前に決める
- 日本本社の回答期限を決める
- 承認者不在時の代理者を決める
といったルールです。また、面接や承認工程を増やせば、選考の質が必ず高まるわけではありません。各選考で何を確認するのかを明確にし、重複している面接や不要な承認がないかを見直しましょう。採用スピードを高めることは、候補者の評価を省略することではありません。必要な評価を共通の基準で行い、意思決定を止めないことが重要です。
4．候補者データを適切に管理できない
候補者情報を表計算ソフト、メール、WhatsApp、担当者個人のファイルなどに分散して保存している場合、次のような問題が起こりやすくなります。
- 選考状況や連絡履歴が更新されない
- 同じ候補者が重複して登録される
- 必要な情報を探すのに時間がかかる
- 担当者の異動や退職時に情報が引き継がれない
- 過去に接点を持った候補者を検索できない
- 候補者への連絡内容が担当者ごとに異なる
候補者情報を適切に管理できていないと、将来別のポジションで求める人物像に合う可能性のある候補者へ再度アプローチする機会も失われます。一方で、不採用となった候補者の情報を無期限に保存してよいわけではありません。
解決策
ATSなどを活用し、次の情報を一元管理しましょう。
- 候補者の基本情報
- 応募経路
- 応募したポジション
- 選考状況
- 面接評価
- 候補者との連絡履歴
- 過去の選考結果
- 再アプローチの可否
- 再連絡を検討する時期
将来別のポジションで適合する可能性がある候補者をタレントプールとして管理する場合も、
- 情報の利用目的
- 候補者への説明
- 必要な同意
- 保存期間
- アクセス権限
- 削除方法
などを整理する必要があります。実際の運用では、インドネシアの最新の個人情報保護法令その他の適用法令を確認し、それに沿って管理することが重要です。ATSを導入するだけでは十分ではありません。誰が候補者情報を登録・更新するのか、どの段階でステータスを変更するのか、どの情報を保存するのかまで決めておきましょう。
5．応募前の企業イメージを形成できていない
採用ブランディングは、候補者が応募する前に持つ企業イメージを形成する活動です。現在のインドネシアでは、日系企業というだけで候補者から選ばれるとは限りません。候補者は給与や福利厚生だけでなく、次のような情報も確認しています。
- 実際の仕事内容
- 直属の上司
- 職場やチームの雰囲気
- 成長機会
- 評価制度
- 働き方
- キャリアの将来性
- 経営者やマネージャーの考え方
また、候補者によっては、日系企業に対して次のような点を確認したい、あるいは懸念する場合があります。
- 意思決定にはどの程度時間がかかるのか
- 昇進やキャリアアップの基準は明確か
- 現地社員にどの程度の権限やキャリア機会があるのか
- 評価基準はどのように決められているのか
- 日本語能力が昇進やキャリア形成にどの程度影響するのか
候補者が応募前に十分な情報を得られなければ、自社の求人に関心を持ってもらえない可能性があります。この課題は、課題6の候補者体験とは異なります。
- 採用ブランディングは応募前の企業イメージを形成する活動
- 候補者体験は応募後の実際の選考対応
という違いがあります。
解決策
採用サイトやSNSなどを通じて、次のような情報を継続的に発信しましょう。
- 社員の仕事内容や1日の流れ
- 社員インタビュー
- キャリアアップや成長の事例
- 評価制度や研修制度
- 職場やチームの雰囲気
- 経営者やマネージャーのメッセージ
- 入社後に期待される役割
- 企業の事業や社会的な役割
企業の良い面だけを並べるのではなく、実際の仕事内容や求められる成果、仕事の難しさも伝えることが重要です。採用ブランディングの目的は、できるだけ多くの応募を集めることではありません。自社の事業、価値観、仕事内容、働き方を理解したうえで応募を検討する候補者を増やすことです。
6．候補者体験を改善することが難しい
候補者体験とは、候補者が応募してから選考が終了するまでに受ける、連絡、面接、説明、結果通知などの一連の体験です。候補者は面接内容だけでなく、採用プロセス全体を通じて企業を評価しています。特に確認されやすいのは、
- 連絡の速さと丁寧さ
- 求人内容と実際の説明が一致しているか
- 面接官の態度
- 選考プロセスが分かりやすいか
- 質問に明確に回答してもらえるか
- 結果連絡までの期間
- 条件や役割の説明が具体的か
といった点です。面接後に長期間連絡がない、求人内容と面接時の説明が異なる、候補者からの質問に回答できないといった対応は、企業への不信感につながる可能性があります。候補者が複数企業の選考を受けている場合、給与条件が大きく変わらなくても、連絡や説明が迅速で一貫している企業を選ぶことがあります。
解決策
選考開始時に、候補者へ次の情報を伝えましょう。
- 面接や選考の回数
- 各選考で確認する内容
- 選考全体のおおよその予定
- 結果連絡までの目安
- 勤務条件
- 給与レンジ
- 問い合わせ先
また、次のような連絡ルールを決めることも重要です。
- 応募受付を確認したことを連絡する
- 面接日時と参加方法を明確に案内する
- 面接後の結果連絡期限を伝える
- 判断が遅れる場合は状況を連絡する
- 不採用の場合も結果を通知する
- 候補者からの質問への担当者を決める
ATSのメールテンプレートなどを活用すれば、連絡漏れを減らし、一定の内容で候補者へ案内できます。ただし、テンプレートを送るだけではなく、候補者の状況に応じた説明も必要です。
7．評価のばらつきや採用バイアスを抑えることが難しい
採用担当者や面接官の主観が強くなると、候補者を共通の基準で評価することが難しくなります。特に問題となるのは、職務との関連性が低い属性や第一印象が、本来評価すべき能力以上に採用判断へ影響することです。例えば、
- 年齢
- 性別
- 宗教
- 民族
- 出身地
- 話し方
- 第一印象
- 面接官との共通点
- 過去に採用した社員との類似性
などが、職務上必要な能力とは関係なく評価へ影響する可能性があります。また、日系企業では、
- 日系企業に合いそう
- 異文化環境に適応できそう
- 報連相ができそう
といった曖昧な表現が評価に使われることもあります。しかし、何をもって「適応できる」「報連相ができる」とするのかが明確でなければ、面接官によって評価が変わります。
解決策
職務との関連性がない属性や印象ではなく、仕事に必要な能力・経験・行動を評価することが重要です。そのための方法の一つが、構造化面接です。構造化面接では、
- 共通質問
- 評価項目
- 評価基準
- 採点方法
を事前に設定し、候補者をできるだけ共通の基準で評価します。これにより、評価のばらつきや採用バイアスを抑えやすくなります。例えば、「異なる文化や働き方を持つ相手と協働できるか」を確認する場合は、
- 考え方の異なる上司や同僚と働いた経験
- 意見が対立した際にどのように対応したか
- 相手の期待をどのように確認したか
- 自分の伝え方や進め方をどう調整したか
- その結果どうなったか
などを確認します。「報連相ができるか」であれば、
- 問題発生時に誰へ報告したか
- どのタイミングで報告したか
- どのような情報を共有したか
- なぜその相手とタイミングを選んだか
- その情報によってどのような判断が行われたか
を確認します。印象が良い」「話しやすい」といった感覚ではなく、候補者の過去の具体的な行動や成果に基づいて評価しましょう。
バックグラウンドチェックを行う場合の注意点
バックグラウンドチェックを行う場合は、候補者へ目的と確認項目を説明し、必要な同意を得たうえで実施します。確認する情報は、職務との関連性があり、適用される法令や社内規定に沿った範囲に限定しましょう。取得した情報については、
- 閲覧できる担当者
- 利用目的
- 保存期間
- 削除方法
- 外部委託先の管理方法
も定める必要があります。実施時には、インドネシアの最新の個人情報保護法令その他の適用法令を確認しましょう。また、バックグラウンドチェックやリファレンスチェックの結果だけで採否を決めることは避け、面接、スキル評価、経歴との整合性を含めて総合的に判断することが重要です。
8．採用業務が属人化し、標準化できていない
採用担当者は、
- 求人情報の作成
- 候補者の募集
- 書類選考
- 面接調整
- 評価管理
- 社内承認
- オファーレターの作成
- 入社前フォロー
など、複数の業務を同時に進めます。さらに、人事部門は労務管理や社員対応も担当しているため、採用活動に十分な時間を使えない場合があります。特に人事担当者が少ない企業では、一人の担当者に業務が集中し、
- 担当者以外が進捗を把握できない
- 担当者不在時に業務が進まない
- 採用方法や評価方法がポジションごとに変わる
- 同じ問題が繰り返される
- 採用結果が記録・分析されない
といった問題につながります。この課題は、課題3の選考スピードとは異なります。課題3は、特定の候補者に対する判断・承認の遅さです。一方、課題8は、採用業務全体の役割・ルール・記録・引き継ぎが標準化されていないことを指します。
解決策
採用プロセス全体を可視化し、
- 各工程の担当者
- 面接官と評価担当者
- 評価の入力期限
- 最終採用の決定者
- 給与条件の承認者
- 候補者への連絡担当者
- 承認者不在時の代理者
- 例外時の判断者
- 評価や判断を記録する場所
を明確にしましょう。ATSは、候補者情報や選考進捗を管理する仕組みとして活用できます。例えば、
- 応募経路
- 選考ステータス
- 面接評価
- 候補者との連絡
- 採用データ
- 各候補者の進捗
などを一元管理できます。ただし、ATSが「誰が、何を、いつまでに行うか」を自動的に決めてくれるわけではありません。担当者、評価基準、対応期限、承認者、例外時の対応などを採用SOPとして整理し、ATS上の運用と連動させることが重要です。
Peoplyeeが考える採用改善で優先すべき5つのポイント
1．必須条件を増やしすぎない
語学力、専門経験、日系企業経験、マネジメント経験などをすべて必須にすると、候補者の母集団が極端に小さくなる場合があります。入社時点で必要な条件と、入社後に育成できる能力を分けることが重要です。
2．面接後の判断を止めない
現地法人内の判断に加え、日本人責任者や日本本社の承認を待っている間に、候補者が別の企業への入社を決定する可能性があります。募集開始前に、決定者、承認者、回答期限を決めておきましょう。
3．給与以外の価値を説明する
候補者は給与だけでなく、
- 直属の上司
- 任される役割
- 成長機会
- 評価制度
- 働き方
- キャリアパス
なども比較しています。候補者の転職理由や希望に合わせて、自社で働く価値を具体的に説明する必要があります。
4．面接官の評価基準を統一する
求める人物像や評価項目が共有されていないと、面接官によって候補者への評価が大きく変わります。曖昧な印象ではなく、職務に必要な能力と過去の具体的な行動に基づいて評価しましょう。
5．候補者を連絡のないまま待たせない
企業側にとっては短期間の遅れでも、候補者にとっては、企業の関心や意思決定に対する不安につながります。判断に時間がかかる場合も、現在の状況と次回の連絡予定を伝えることが重要です。
インドネシアでの採用を始める前のチェックリスト
□ 募集理由と入社後の役割が明確か
□ 必須条件と歓迎条件が分かれているか
□ 給与レンジが決まっているか
□ 募集職種に合った採用チャネルを選んでいるか
□ 採用責任者と面接官が決まっているか
□ 面接回数と評価基準が決まっているか
□ オファー条件の承認者が決まっているか
□ 各選考段階の回答期限が決まっているか
□ 候補者へ伝える仕事内容やキャリアパスが整理されているか
□ 候補者への連絡担当者が決まっているか
□ 候補者情報の管理方法が決まっているか
□ 候補者情報の保存期間と削除方法が決まっているか
□ 承認者が不在の場合の代理者が決まっているか
□ 内定承諾後のフォロー担当者が決まっているか
□ 採用成果を振り返るKPIが決まっているか
これらが決まっていない状態で募集を開始すると、選考途中で判断が止まったり、求める人物像に合う候補者との採用機会を失ったりする可能性があります。
インドネシアでの採用に関するよくある質問（FAQ）
Q. インドネシアで採用が難しい理由は何ですか？
A. 専門性や語学力を持つ候補者が限られる職種がある一方で、企業側の必須条件の多さ、給与予算、勤務地、選考スピード、社内承認の遅さなどが影響している場合もあります。「求める人物像に合う人材がいない」と判断する前に、自社の採用条件とプロセスを確認することが重要です。
Q. インドネシア採用にはどのくらいの期間が必要ですか？
A. 必要な期間は、職種、勤務地、給与条件、求める経験や語学力などによって異なります。また、企業側の面接回数、評価入力、社内承認にかかる日数も採用期間に影響します。そのため、一律の期間ではなく、募集ポジションごとに現実的な採用スケジュールを設定することが重要です。
Q. 日系企業がインドネシア採用で注意すべきことは何ですか？
A. 必須条件を増やしすぎず、面接後の評価と社内承認を迅速に行うことが重要です。また、給与だけでなく、直属の上司、仕事内容、福利厚生、評価制度、働き方、キャリアパスについても具体的に説明しましょう。日本本社の承認が必要な場合は、募集開始前に承認者、判断基準、回答期限、不在時の代理者を決めておくことも重要です。
Q. インドネシア採用で内定辞退を減らすにはどうすればよいですか？
A. 候補者の転職理由、希望条件、他社の選考状況などを選考中に確認し、候補者の希望と企業の提示条件に大きな差がないかを早い段階で確認しましょう。また、最終面接からオファーまでの判断を長引かせず、オファー時には給与だけでなく、役割、直属の上司、評価制度、キャリアパス、入社後に期待する成果を具体的に説明することが重要です。
Q. ATSを導入すれば採用課題は解決しますか？
A. ATSを導入すると、候補者情報、選考状況、面接評価、連絡履歴などを一元管理しやすくなります。ただし、ATSだけで採用課題がすべて解決するわけではありません。求める人物像、評価基準、役割分担、回答期限、承認フロー、候補者情報の管理ルールも同時に整備する必要があります。
Q. 候補者情報はどのように管理すべきですか？
A. 候補者情報は、利用目的、閲覧権限、保存期間、削除方法を定め、候補者への説明や必要な同意、適用される最新の法令や社内規定に沿って管理することが重要です。将来別のポジションで候補者へ再度連絡する場合も、再アプローチの可否や連絡履歴を適切に管理しましょう。
まとめ
インドネシア採用が難航する原因は、人材不足だけではありません。求める人物像、候補者との接点、選考スピード、候補者情報の管理、採用ブランディング、候補者体験、評価基準、採用業務の標準化など、自社の採用条件とプロセスが影響している場合もあります。インドネシア採用で企業が直面しやすい8つの課題は、次のとおりです。
- 求める人物像に合う候補者が集まらない
- 転職潜在層との接点をつくることが難しい
- 選考と社内承認に時間がかかる
- 候補者データを適切に管理できない
- 応募前の企業イメージを形成できていない
- 候補者体験を改善することが難しい
- 評価のばらつきや採用バイアスを抑えることが難しい
- 採用業務が属人化し、標準化できていない
特に日系企業では、必須条件と歓迎条件を分け、面接後の評価期限とオファー承認者を事前に決めることが重要です。また、企業が候補者を評価するだけでなく、候補者も企業の仕事内容、上司、働き方、評価制度、キャリアパス、選考対応を比較・評価しています。採用市場を企業が直接変えることはできません。しかし、
- 求める人物像
- 情報発信
- 選考方法
- 社内承認
- 候補者対応
- データ管理
- 運用体制
は、自社で見直すことができます。「インドネシアに求める人物像に合う人材がいない」と結論づける前に、8つの課題のうち、自社の採用活動がどこで止まっているのかを確認することが、採用改善の第一歩です。
Peoplyeeでは、2013年からインドネシアで日系企業を中心に、人材・組織に関する課題解決を支援してきました。人材紹介だけでなく、HRIS（人事システム）や人事制度、採用設計など、インドネシアにおける人事・採用課題を総合的にサポートしています。インドネシアでの人材採用や採用プロセスに課題をお持ちの企業様は、ぜひお気軽にPeoplyeeまでご相談ください。
