Bagi tim HR maupun perekrut, mereka akan menghadapi kendala dalam proses rekrutmen, baik ketika merekrut tenaga kerja berpengalaman maupun fresh graduate. Bahkan pascapandemi COVID-19, tak sedikit perusahaan masih berusaha mengembalikan bisnis seperti sebelumnya. Dampak dari hal tersebut, salah satunya, adalah proses rekrutmen yang semakin menantang dengan tim kecil, anggaran yang terpangkas, tetapi mengharapkan hasil maksimal.
Menurut data LinkedIn, hanya 27% lamaran yang memenuhi semua kriteria yang disyaratkan. Vice president and head of global talent acquisition LinkedIn Erin Scruggs mengatakan bahwa terjadi skill gap nyata antara pencari kerja dan pemberi kerja yang sebagian disebabkan oleh perubahan keterampilan dan peran untuk mendukung bisnis agar tetap kompetitif.
Akibatnya, perekrut menghabiskan waktu lebih lama untuk meninjau lamaran atau sebanyak 22% perekrut mendedikasikan tiga hingga lima jam setiap hari untuk tugas tersebut. Namun, skill gap bukan satu-satunya kendala dalam proses rekrutmen yang menghambat pencarian tenaga kerja.
8 Kendala Dalam Proses Rekrutmen
Survei firma BPO Nelson Hall pada 2021 menunjukkan bahwa sekitar 85% pemimpin talent acquisition memperkirakan kesulitan untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Hal ini dikarenakan perusahaan beradaptasi dengan kondisi yang berubah dengan cepat. Kendala rekrutmen tak terbatas pada kondisi internal saja, tetapi ada hal lain, yakni:
1. Menarik kandidat yang tepat
Ketika Anda memilih kandidat terbaik yang dapat ditemukan saat itu–bukan yang paling cocok untuk pekerjaan tersebut–berarti Anda memiliki pilihan terbatas. Namun, yang terpenting bukanlah jumlah kandidat yang melamar, tetapi terkadang cara terbaik untuk merekrut orang yang tepat sering kali berasal dari kelompok yang lebih kecil dengan bakat yang lebih berkualitas.
Solusi
Jelaskan dan berikan gambaran singkat tentang peran yang dibutuhkan dalam job ads. Gunakan formulir lamaran dengan pertanyaan yang bisa langsung dijawab oleh pelamar. Biasanya hal ini tersedia dalam platform pencarian kerja. Misalnya, perusahaan membutuhkan marketing specialist yang menguasai beberapa tools pemasaran, maka tanyakan berapa marketing tools yang dikuasai oleh kandidat, ini dilakukan untuk menyaring orang yang tidak tepat.
2. Melibatkan kandidat berkualitas
Kandidat berkualitas yang memiliki keterampilan khusus sering mempertimbangkan beberapa tawaran pekerjaan pada saat yang bersamaan, padahal belum tentu ia sedang mencari pekerjaan baru. Kadang kala, Anda perlu berupaya ekstra untuk membujuk kandidat pasif agar menerima perusahaan Anda daripada pesaing.
Solusi
Sebelum menghubungi kandidat pasif, teliti hal-hal yang memotivasi dan membuat mereka bahagia dalam pekerjaan. Dengan bekal informasi tersebut, Anda dapat menjelaskan keunggulan perusahaan yang ditawarkan kepada mereka, bukan sesuatu yang dapat mereka lakukan untuk perusahaan.
3. Mengisi posisi dengan cepat
Tim HR atau perekrut sering menghadapi situasi di mana Anda harus mengisi posisi secepat mungkin, karena posisi yang kosong akan menghabiskan biaya dan menghambat operasi bisnis. Namun, hal ini tergantung pada industri Anda, proses rekrutmen memakan waktu beberapa minggu atau bulan karena kesibukan hiring manager (user), sementara kandidat terbaik telah menerima tawaran dari kompetitor, sehingga kondisi tersebut membuat tim merasa frustrasi.
Solusi
Anda perlu mengulas proses rekrutmen yang sudah dijalankan, seperti apakah semua tahapan sudah dilakukan, sudahkah tim mencari kandidat di tempat yang tepat, dan bagaimana komunikasi dengan kandidat berjalan lancar. Setelah itu, tetapkan ekspektasi kepada tim dan user tentang jangka waktu yang realistis untuk mengisi satu posisi. Anda juga bisa memberikan pemahaman kepada mereka bahwa proses rekrutmen yang terburu-buru akan memberikan hasil tidak maksimal.
Selanjutnya: 3 Cara Menulis Skill Di CV Agar Sesuai Kebutuhan Perusahaan
4. Pengelolaan data kandidat
Sebaiknya, tim HR menggunakan data talent pool untuk meningkatkan proses rekrutmen, tetapi terkadang hal itu memerlukan pekerjaan manual yang rentan terhadap kesalahan.
Solusi
Anda dapat menyimpan data dan mengekspor laporan menggunakan applicant tracking system (ATS) atau perangkat lunak recruitment marketing. Dengan cara itu, tim perekrut dapat menyusun dan mengatur data kandidat secara efisien.
5. Membangun employer branding
Strategi employer branding membantu perusahaan untuk merekrut kandidat berkualitas, tetapi ini adalah proses yang rumit karena perusahaan harus memastikan pengalaman kandidat yang positif hingga mempromosikan company culture di media sosial.
Solusi
Tim HR memerlukan upaya kolektif yang berkelanjutan untuk selalu membalas komentar hingga membagikan cerita karyawan tentang rutinitas kerja atau di luar pekerjaan di media sosial serta mendorong pemimpin tampil untuk menjadi role model.
6. Memastikan pengalaman kandidat positif
Ini kerap menjadi kendala dari sisi perusahaan, karena cara Anda memperlakukan mereka selama proses dapat mencerminkan gaya pemimpin memperlakukan anggota tim dalam melaksanakan tugas.
Solusi
Komunikasikan kepada kandidat tentang berapa hari mereka harus menunggu kabar dari perusahaan atau gunakan templat di ATS untuk mengirimkan email konfirmasi, sehingga tidak membiarkan mereka menunggu kabar Anda. Jelaskan pula tahapan proses rekrutmen dan hal-hal yang perlu dipersiapkan dari setiap tahap itu. Pengalaman kandidat positif akan meningkatkan reputasi perusahaan dan mendorong kandidat yang baik untuk melamar dan menerima tawaran pekerjaan Anda.
7. Merekrut secara adil
Banyak perusahaan berusaha merekrut kandidat beragam, tetapi tidak menyadari bias yang telah dilakukan sehingga berpengaruh kepada citra perusahaan.
Solusi
Jalankan wawancara terstruktur dan berikan skill test kepada kandidat. Sebelum menerima mereka, tetapkan background checking untuk memastikan ia selaras dengan kebutuhan bisnis dan budaya perusahaan
8. Menciptakan proses perekrutan yang efisien
Tak mudah menciptakan proses perekrutan yang efisien, mulai dari menjadwalkan wawancara, mengevaluasi kandidat, mengoordinasikan komunikasi ke user, hingga mengetahui setiap langkah rekrutmen, sementara itu tim HR juga mengerjakan tugas administratif.
Solusi
Jika memungkinkan, perusahaan dapat berinvestasi dalam ATS untuk membantu koordinasi tim dan memantau progres rekrutmen. Sistem ini akan memungkinkan tim untuk mengevaluasi dan memudahkan beberapa tugas administratif.
Di samping itu, perusahaan juga perlu memberikan pelatihan kepada perekrut dan user tentang mengajukan pertanyaan wawancara atau cara membangun hubungan dengan kandidat.
