Kebijakan perusahaan tak hanya membantu operasional berjalan efisien, tetapi juga menerapkan konsistensi dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Biasanya, kebijakan merefleksikan nilai-nilai perusahaan sehingga menciptakan lingkungan kerja lebih baik bagi semua orang.
Dengan penetapan kebijakan, karyawan dan seluruh orang di perusahaan akan mengetahui hal-hal yang dapat diterima dan yang tidak bisa ditoleransi. Untuk mengetahui apa itu kebijakan perusahaan dan bagaimana menyusunnya, simak informasi di bawah ini.
Mengenal Kebijakan Perusahaan
Kebijakan perusahaan merupakan serangkaian aturan, prinsip, dan pedoman yang dibuat oleh manajemen untuk mengatur bagaimana karyawan harus berperilaku dan bertindak dalam situasi tertentu. Tujuannya adalah memastikan konsistensi, keadilan, dan efisiensi di seluruh organisasi.
Adapun penjelasan tentang tujuan penerapan kebijakan perusahaan yaitu:
- Menciptakan lingkungan kerja yang konsisten, karena kebijakan memastikan bahwa semua karyawan, tanpa memandang jabatan atau departemen, diperlakukan secara adil
- Memitigasi risiko hukum dan finansial yang timbul dari kesalahan atau perilaku yang tidak pantas, seperti kebijakan keamanan data yang ketat dapat mencegah pelanggaran yang berimbas pada pengeluaran bujet perusahaan yang besar
- Menyediakan panduan bagi pengambilan keputusan, misalnya saat karyawan menghadapi situasi yang tidak biasa, kebijakan perusahaan dapat menjadi panduan untuk membuat keputusan yang selaras dengan nilai-nilai dan standar organisasi
- Mendukung tujuan jangka panjang perusahaan, seperti mendorong inovasi, meningkatkan efisiensi, atau membangun citra merek yang positif
Pada umumnya, pembuatan kebijakan perusahaan bersamaan dengan kebijakan prosedur. Perbedaannya, kebijakan perusahaan menonjolkan tentang ‘mengapa’ dan ‘apa,’ sementara itu prosedur berfokus pada ‘bagaimana’ mengimplementasikannya. Keduanya berjalan beriringan untuk memastikan operasional yang lancar.
Next: 12 Panduan Hari Pertama Kerja Bagi Karyawan Baru
Proses Menyusun Kebijakan Perusahaan yang Efektif
Menyusun kebijakan perusahaan bukanlah tugas yang dapat diselesaikan dalam semalam. Ini membutuhkan perencanaan yang matang dan kolaborasi dari berbagai pihak, mulai dari manajemen, tim HR, tim legal, hingga bagian operasional. Langkah penyusunannya:
1. Identifikasi kebutuhan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi area mana saja yang memerlukan panduan. Ini bisa dimulai dari isu-isu yang sering muncul, seperti protokol keamanan, etika di tempat kerja, atau penggunaan media sosial.
2. Kumpulkan saran
Perusahaan perlu melibatkan berbagai pihak, mulai dari manajemen senior, manajer departemen, hingga perwakilan karyawan. Saran dan masukan dari mereka akan memastikan kebijakan realistis dan dapat diterapkan.
3. Rancang isi kebijakan
Tulis draf mengenai isi kebijakan dengan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari jargon yang tidak perlu. Pastikan kebijakan tersebut mencakup tujuan, ruang lingkup, dan konsekuensi jika dilanggar.
4. Tinjauan dan persetujuan
Draf kebijakan harus ditinjau oleh tim hukum dan pemimpin atau posisi yang relevan. Langkah ini memastikan kepatuhan terhadap peraturan dari pemerintah. Setelah itu, kebijakan perlu mendapatkan persetujuan dari manajemen puncak atau dewan direksi.
5. Komunikasikan kepada karyawan
Ini adalah langkah paling krusial, yaitu mengomunikasikan kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan, baik melalui portal internal, email, HRIS, townhall, atau rapat bulanan. Jika kebijakan menyangkut operasi bisnis, Anda dan tim perlu memberikan pelatihan yang memadai agar karyawan memahami arti dan penerapan kebijakan.
6. Tinjau dan perbarui secara berkala
Kebijakan bukanlah dokumen statis, maka perusahaan wajib meninjaunya secara berkala atau minimal satu tahun sekali. Jika terdapat ketidakakuratan atau ketidaksesuaian, perusahaan harus memperbaruinya. Biasanya, perubahan terjadi seiring dengan perubahan regulasi atau kebutuhan perusahaan.
Next: Struktur Perusahaan: Definisi, Tipe, dan Peran di Dalamnya
Isi Kebijakan Perusahaan: Apa Saja yang Harus Ada?
Kebijakan perusahaan bervariasi tergantung jenis bisnisnya, tetapi ada beberapa jenis kebijakan yang umum dan sangat penting. Berikut ini contoh isi kebijakan yang mengatur standar perilaku dan kondisi kerja karyawan:
1. Kebijakan K3
Kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) sangat penting, terutama di industri manufaktur atau kegiatan bisnis yang berisiko tinggi. Isinya mencakup prosedur darurat, penggunaan alat pelindung diri (APD), penanganan bahan berbahaya, dan pelaporan insiden kerja. Kebijakan K3 yang ketat adalah cerminan komitmen perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan.
2. Kebijakan kode etik
Kebijakan kode etik mengatur standar moral dan etika yang diharapkan dari semua karyawan. Ini mencakup larangan terhadap pelecehan, diskriminasi, konflik kepentingan, dan aturan tentang kerahasiaan informasi perusahaan. Kode etik membentuk budaya kerja yang positif dan profesional.
3. Kebijakan comben
Kebijakan compensation and benefits (comben) menjelaskan bagaimana menghitung gaji, kapan dibayarkan, dan apa saja manfaat yang akan diterima karyawan, seperti cuti tahunan, asuransi kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. Kebijakan yang transparan tentang comben dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan karyawan.
4. Kebijakan kedisiplinan
Kebijakan kedisiplinan menjelaskan proses yang akan diambil jika karyawan melanggar peraturan perusahaan, seperti tidak mengikuti SOP saat menjalankan tugas dan membocorkan pembicaraan kegiatan bisnis ke pihak lain. Di sini, perusahaan juga perlu menyediakan mekanisme bagi karyawan untuk mengajukan keluhan, protes, atau masalah tanpa melakukan pembalasan. Ini memastikan proses yang adil dan transparan bagi semua pihak.
5. Kebijakan teknologi dan internet
Di era digital, kebijakan ini sangat penting karena akan mengatur penggunaan email perusahaan, akses alat dan cara komunikasi antar karyawan, penggunaan media sosial saat jam kerja, dan standar keamanan siber. Kebijakan ini melindungi data perusahaan dan memastikan penggunaan teknologi yang bertanggung jawab.
6. Kebijakan presensi dan cuti
Kebijakan tersebut merinci prosedur pengambilan cuti tahunan, cuti sakit, atau cuti lainnya. Ini juga mencakup aturan tentang keterlambatan dan prosedur yang harus diikuti saat karyawan tidak bisa masuk kerja.
Next: Di Hari Pertama Kerja, Anda Perlu Kenali 40 Bahasa Korporat Ini
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, setiap perusahaan membutuhkan sebuah kebijakan yang jelas untuk mengatur operasi dan perilaku karyawan. Kebijakan ini tak hanya melindungi perusahaan, tetapi juga memberikan panduan dan perlindungan bagi karyawan.
Jika pelaksanaan dan pemantauan kebijakan dilakukan secara transparan, ini akan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Pada akhirnya, upaya tersebut mendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
