Untuk memperoleh kandidat terbaik dan mendorong kinerja bisnis, perusahaan perlu menyusun langkah penting dalam proses rekrutmen. Ada beragam langkah implementasi rekrutmen, tetapi secara umum ini mencakup segala hal mulai dari meneliti kebutuhan perusahaan, onboarding, hingga pelatihan karyawan baru.
Dalam penetapan langkah, Anda dan tim juga perlu mempertimbangkan dinamika tenaga kerja saat ini. Mulai dari kebutuhan perusahaan dan kandidat, perubahan kondisi bisnis, serta tren pasar tenaga kerja. Jika tidak mengamati poin tersebut, kemungkinan perusahaan akan kesulitan merekrut anggota baru. Kalaupun bisa merekrut, Anda akan sukar mempertahankan mereka.
Kapan Perusahaan Menjalankan Proses Rekrutmen?
Proses rekrutmen merupakan langkah perusahaan merekrut karyawan baru. Langkah dalam proses ini tergantung pada tipe dan ukuran bisnis, tetapi secara umum, perusahaan akan menilai kebutuhan organisasi terlebih dahulu, lalu menentukan posisi yang dibutuhkan oleh bisnis dilanjutkan memulai rekrutmen, onboarding, dan pelatihan karyawan baru.
Di perusahaan yang sudah memiliki sistem, mereka akan mendelegasikan tugas rekrutmen kepada tim human resources (HR) dengan melibatkan hiring manager (user), sedangkan yang belum mempunyai sistem akan menyerahkan wewenang rekrutmen kepada manajer atau langsung berhubungan dengan pemilik perusahaan.
Namun, ada pula perusahaan yang menggunakan jasa recruitment agency guna memudahkan proses rekrutmen. Terlebih, jika agensi tersebut memiliki pengalaman di bidangnya, sehingga mereka dapat merekomendasikan kandidat yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Sebelum menjalankan proses rekrutmen, tim HR dan manajemen perlu mengidentifikasi produktivitas perusahaan secara berkala dan menilai kesempatan serta kelemahan struktur karyawan.
Pada beberapa perusahaan menerapkan pelatihan silang agar karyawan menjalankan kombinasi antara peran dan tanggung jawab. Meski hal itu mengasah keterampilan beradaptasi dan fleksibilitas tenaga kerja, tetapi dapat membuat mereka menjadi kurang produktif dan puas terhadap hasil kerja mereka.
Bila perusahaan mempunyai tanda-tanda berikut ini, Anda perlu mempertimbangkan untuk mengembangkan tim kerja:
- Kepuasan pelanggan menurun
- Tujuan tidak tercapai atau tenggat waktu pekerjaan kerap terlewat
- Karyawan memiliki jam kerja panjang setiap hari
- Kekurangan keterampilan atau kemampuan khusus
- Tak ada kapasitas untuk mengerjakan proyek besar atau baru
Memperoleh karyawan baru dapat meringankan tim, karena beban kerja akan dibagi kepada anggota baru, sedangkan anggota lama berkesempatan mengembangkan diri dan menjalankan proyek kerja lebih besar lagi.
Distribusi pekerjaan di dalam tim dapat memungkinkan individu untuk memiliki spesialisasi keterampilan di peran mereka, sehingga upaya ini dapat membangun tim lebih maju dan terampil dari waktu ke waktu. Bahkan kepuasan karyawan cenderung tinggi ketika beban kerja terbagi rata dan relevan terhadap keterampilan mereka.
Selanjutnya: Panduan Jobseeker: Pahami 7 Tipe Pertanyaan Interview
7 Langkah Penting Untuk Menjalankan Proses Rekrutmen
Mengisi suatu posisi dengan orang yang tepat ialah langkah penting, yang dimulai dengan memiliki proses rekrutmen yang jelas. Namun, proses juga harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan kondisi tenaga kerja terkini. Langkah di berikut dapat menjadi referensi Anda dalam menjalankan rekrutmen.
1) Identifikasi kebutuhan karyawan baru
Sebelum membuka lowongan, tim HR harus mengidentifikasi kebutuhan karyawan baru. Biasanya, setiap perusahaan pada akhir tahun memiliki manpower planning untuk menilai kapasitas atau beban kerja karyawan saat ini, ada atau tidak skill gap yang terjadi di antara mereka, keterampilan yang wajib dimiliki oleh setiap karyawan berdasarkan peran mereka, kebutuhan karyawan setiap departemen atau divisi, serta rencana bisnis yang akan dikembangkan oleh perusahaan.
Setelah itu, kembangkan persona karyawan yang paling cocok bagi perusahaan dan lihat pula kebutuhan yang diinginkan oleh mereka serta tren tenaga kerja, seperti gaji dan tunjangan, model kerja, jenis pekerjaan dan industri, lokasi kerja, hingga nilai yang mereka hargai.
2) Tulis dan iklankan lowongan
Tulis job description yang menggambarkan kebutuhan dan persyaratan peran secara akurat agar menarik kandidat potensial. Informasikan kisaran gaji, tunjangan, dan fasilitas yang akan diterima oleh karyawan.
Pilih pula platform pencarian kerja sesuai karakteristik kandidat, misalnya iklankan lowongan di LinkedIn jika ingin merekrut kandidat berpengalaman, mengunggah job ads di grup profesi tertentu, atau gunakan job board di kampus untuk merekrut fresh graduate. Langkah ini memusatkan pencarian kandidat yang sejalan dengan kebutuhan bisnis.
3) Jangkau kandidat pasif
Tak ada salahnya untuk menjangkau kandidat pasif atau mereka yang tidak melamar pekerjaan. Kalaupun mereka tidak mencari pekerjaan baru, Anda tetap bisa mengembangkan jaringan dan memasukkannya ke dalam talent pool.
Selanjutnya: Metode STAR Untuk Mempersiapkan Wawancara Kerja
4) Saring kandidat
Menyaring aplikasi kandidat dapat dilakukan melalui applicant tracking system (ATS) atau platform pencarian kerja dengan menggunakan keywords yang disesuaikan dengan deskripsi dan kualifikasi pekerjaan. Selanjutnya, saring kandidat melalui panggilan video atau telepon untuk memverifikasi kualifikasi kandidat terhadap job description yang tidak dapat diperiksa oleh sistem. Dengan cara ini, perekrut mendapatkan gambaran tentang kandidat sesuai dengan tim dan budaya kerja atau tidak.
5) Wawancara dan tes
Anda dapat menjalankan metode wawancara sesuai dengan kebutuhan bisnis, yang pasti siapkan pertanyaan dan jawab pertanyaan kandidat seputar peran dan perusahaan. Tanyakan pula tentang nilai dan tujuan karier kandidat, ini untuk mengetahui kesesuaiannya dengan budaya perusahaan. Sesi ini dapat dikombinasikan dengan skill test dan/atau psychological test sebagai penunjang wawancara.
6) Background checking
Sebelum memberikan offering letter, sebaiknya Anda melakukan background checking dengan memeriksa data yang tertulis di CV, menghubungi referensi mereka, dan mengecek skor kredit atau riwayat kriminal. Anda dapat melihat profil media sosial untuk memastikan keselarasan mereka dengan budaya perusahaan. Pengecekan ini dapat disesuaikan dengan posisi dan industri perusahaan.
Jika poin ini tak ada kendala, Anda dapat melayangkan offering letter kepada kandidat dengan menuliskan posisi, tugas dan tanggung jawab, gaji, tunjangan, jam kerja, tanggal mulai kerja, dan hal-hal penting menyangkut pekerjaan. Pastikan kandidat memahami isi surat tersebut. Jika ada ruang untuk negosiasi, Anda dan kandidat dapat berdiskusi lebih lanjut.
7) Libatkan karyawan
Ketika perusahaan telah menerima kandidat sebagai karyawan baru, ia akan melalui onboarding. Dalam proses ini, libatkan karyawan atau seseorang yang akan bekerja sama dengan yang anggota baru (buddy) agar ia dapat membaur dengan lingkungan dan pekerjaan baru.
Tim HR juga perlu mengumpulkan umpan balik dari buddy dan karyawan baru tentang perkembangan peran mereka. Gunakan informasi tersebut untuk menilai efektivitas dan efisiensi serta membuat perubahan pada langkah proses rekrutmen.
