Dinamika pasar kerja bergerak kompetitif membuat departemen HR tak sekadar merekrut sumber daya manusia (SDM) saja, tetapi mendukung keberlangsungan dan tujuan perusahaan. Dengan kata lain, proses rekrutmen telah bertransformasi menjadi fungsi strategis yang menentukan hidup sebuah perusahaan, sehingga Anda dan tim memerlukan panduan proses rekrutmen yang efisien secara waktu, juga efektif menyaring calon karyawan yang tepat.
Apa Itu Proses Rekrutmen?
Proses rekrutmen merupakan rangkaian sistematis yang digunakan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, menarik, menyaring, dan memilih kandidat terbaik untuk suatu posisi. Tujuan proses ini bukan sekadar memperoleh seseorang yang “bisa bekerja” tetapi perekrut juga harus memastikan kandidat pilihan tersebut:
- Memiliki keterampilan teknis dan nonteknis yang dibutuhkan oleh bisnis untuk menyelesaikan tugas
- Menemukan individu yang tidak hanya cocok dengan nilai perusahaan, juga membawa perspektif baru yang memperkaya organisasi
- Mengurangi tingkat turnover dengan memilih kandidat yang memiliki motivasi jangka panjang
- Menganalisis potensi kandidat agar ia menjadi karyawan unggul dan loyal
Next: 4 Peraturan Ketenagakerjaan yang Harus Dipahami Karyawan Baru
8 Panduan Proses Rekrutmen yang Efektif
Bila Anda membutuhkan panduan proses rekrutmen yang efektif, AIHR memiliki tujuh langkah sebagai referensinya. Ini untuk memastikan proses rekrutmen berjalan objektif dan mendapatkan kandidat sesuai kebutuhan bisnis.
1. Application
Proses menerima aplikasi kandidat berhubungan dengan cara Anda mengunggah job posting. Misalnya, mengunggah lowongan kerja (loker) di kanal karier laman perusahaan akan mendapatkan hasil berbeda dari mengunggah loker di LinkedIn.
Mekanisme pengisian formulir juga sangat berpengaruh dalam proses ini.
Jika Anda mengharuskan kandidat mengisi formulir manual ke dalam sistem dibandingkan dengan pengisian secara otomatis, kandidat akan enggan mengisi secara manual, terlebih kolom formulir yang harus diisi oleh mereka bertahap-tahap. Bila perusahaan ingin memperoleh kandidat sesuai kualifikasi, maka pertimbangkan untuk mengevaluasi application yang diterima.
2. Screening
Screening atau proses penyaringan dapat dilakukan oleh applicant tracking system (ATS) guna memperoleh kandidat yang memenuhi syarat administratif minimum. Namun, berhati-hatilah saat menggunakan ATS, karena teknologi ini dapat menciptakan bias. Pertimbangkan untuk menerapkan blind review dengan menghapus semua karakteristik pribadi, seperti nama, usia, dan jenis kelamin.
3. Wawancara awal
Perekrut atau HR akan melakukan wawancara awal untuk mengecek pernyataan kandidat dengan tulisan CV, motivasi dasar, ketersediaan waktu kerja, hingga ekspektasi gaji. Biasanya, proses ini dilakukan sekitar 10 hingga 20 menit melalui telepon atau telekonferensi. Jika kandidat memiliki kualifikasi seperti yang tertulis di loker, maka ia akan melaju ke tahap berikutnya.
4. Asesmen
Asesmen atau tes penilaian dapat dilakukan bersamaan dengan wawancara awal. Bentuk asesmennya pun bermacam-macam, seperti tes kognitif, psychological test, dan/atau skill test sesuai keterampilan teknis atau posisi yang dilamar.
5. Wawancara mendalam
Ini adalah tahap menantang bagi kandidat, karena mereka harus meyakinkan hiring manajer dan perekrut bahwa ia merupakan calon karyawan yang selama ini dicari oleh perusahaan.
Biasanya, wawancara ini behavioral interview untuk menggali kemampuan kandidat menghadapi situasi nyata di masa lalu. Jadi, manajer akan mengajukan beberapa pertanyaan dan kandidat menjawabnya berdasarkan pengalaman kerja spesifik di masa lalu.
6. Evaluasi kandidat
Setelah manajer mewawancarai beberapa kandidat, ia akan berkonsultasi dengan tim perekrut untuk mengevaluasi dan membandingkan skor asesmen dan kesan wawancara. Di sinilah objektivitas Anda dan tim diuji, karena harus memastikan tidak ada bias yang memengaruhi keputusan.
7. Background check
Proses ini tak kalah penting dari proses sebelumnya, tetapi kerap tidak diutamakan. Background check bisa dilakukan dengan:
- Memeriksa nama atau ijazahnya di laman PDDikti
- Menghubungi HR dan/atau mantan atasan di perusahaan sebelumnya
- Mengonfirmasi rekan kerja satu tim di kantor lama
- Mengecek tempat kerja sebelumnya melalui media sosial dan website perusahaan
- Beberapa perusahaan dan/atau posisi tertentu akan melihat pertanyaan atau unggahan di media sosial dan skor kreditnya
Semua hal itu untuk memvalidasi performa kandidat dan memastikan tidak ada masalah integritas di masa lalu.
8. Penawaran kerja
Jika manajer dan Anda telah memutuskan kandidat yang akan diterima, langkah terakhir adalah memberikan penawaran kerja.
Ini bisa berupa verbal offer, dilanjutkan dengan mengirimkan offering letter, atau langsung mengirimkan offering letter. Di sini, HR harus memastikan compensation and benefits yang ditawarkan kompetitif, sesuai dengan nilai pasar, plus onboarding karyawan baru berjalan lancar.
Next: BPJS Ketenagakerjaan: Info Wajib Diketahui Kandidat Sebelum Tanda Tangan Kontrak
4 Poin Penting Sebelum Menerima Karyawan Baru
Di tengah lanskap bisnis dengan ketidakpastian ekonomi dan geopolitik serta skill gap, perusahaan tak boleh asal merekrut. Jadi, sebelum Anda merilis informasi lowongan kerja, sebaiknya memperhatikan empat poin ini:
1. Kapasitas belajar
Ketika perusahaan menghadapi skill gap, maka Anda perlu kandidat yang sudah 100% sesuai kualifikasi, tetapi masalahnya adalah kandidat seperti itu sulit diperoleh dan membutuhkan biaya besar. Alternatifnya, menganalisis kandidat yang memiliki kapasitas untuk mempelajari keterampilan baru dalam tiga atau enam bulan ke depan. Di sisi lain, perusahaan juga memberikan upskilling dan reskilling kepada karyawannya.
2. Kemampuan beradaptasi
Bila perusahaan berencana mengubah model bisnis atau sedang mengekspansi bisnis, maka carilah seseorang yang pernah mengalami perubahan tersebut. Ia mampu melampaui perubahan, tantangan, serta solusinya. Di era ketidakpastian dan perubahan konstan ini, perusahaan membutuhkan seseorang yang fleksibel menghadapi hal tersebut.
3. Keselarasan nilai
Karyawan yang bertahan dalam krisis bukanlah mereka yang bekerja demi gaji semata, melainkan yang percaya pada tujuan perusahaan. Jadi, pastikan kandidat yang Anda rekrut memiliki irisan nilai atau tujuan sama dengan perusahaan.
4. Rekrutmen internal
Terkadang, rekrutmen eksternal bukan solusi terbaik di tengah ketidakpastian finansial. Jadi, Anda dan tim perlu mempertimbangkan rekrutmen internal, di mana karyawan dengan keterampilan sesuai posisi yang dibutuhkan atau melatih mereka agar dapat menjalankan peran baru dengan baik.
Memang, proses rekrutmen di tahun mendatang akan semakin menitikberatkan pada data dan menggunakan teknologi. Namun, proses ini perlu mengedepankan pengalaman kandidat, agar perusahaan tidak kehilangan sentuhan kemanusiaannya.
Bila Anda membutuhkan bantuan dalam proses rekrutmen, hubungi recruitment consultant kami di laman ini.
