Jika sebentar lagi Anda akan memasuki kantor atau perusahaan baru, persiapkan diri untuk menjalani onboarding karyawan baru. Sebagai anggota baru, biasanya Anda tak langsung bekerja. Tim HR akan memberikan Anda bekal untuk lebih mengetahui seluk-beluk perusahaan lebih dekat dan mendampingi agar mengenal lingkungan kerja.
Di proses tersebut, Anda akan memperoleh beragam informasi mulai dari info yang berhubungan dengan perusahaan, pekerjaan, alat kerja, hingga letak tempat ibadah dan makan siang. Agar onboarding berjalan lancar, simak info di bawah ini.
Apa Itu Onboarding Karyawan Baru?
Definisi onboarding
Onboarding adalah proses yang harus dilalui oleh karyawan baru di sebuah perusahaan agar terbiasa dengan peran baru dan mengenal budaya perusahaan secara keseluruhan.
Biasanya, proses ini berlangsung satu hingga dua hari, tetapi onboarding program yang dibuat oleh tim HR dapat berlangsung selama 30 hari. Durasi kurang ini tergantung kebutuhan posisi dan kebijakan perusahaan.
Tujuan onboarding ialah untuk memastikan karyawan memiliki akses ke semua alat kerja yang dibutuhkan, memahami tanggung jawab dan proyek penting, serta membantu Anda mencapai kesuksesan dalam peran baru. Jika proses dilakukan dengan baik, maka karyawan baru merasa didukung oleh perusahaan dan rekan kerja sehingga ia dapat berfokus menjalani pekerjaannya.
Onboarding karyawan baru juga memiliki perbedaan dalam cara kerja. Dalam onboarding tatap muka, tim HR akan menyiapkan buddy untuk anggota baru.
Buddy bertugas mengenalkan lingkungan kerja dan budaya perusahaan dari kacamata karyawan. Misalnya, ia memberitahu cara menggunakan printer atau lokasi membeli makan siang. Di onboarding virtual atau jarak jauh, tim HR berfokus pada penyediaan akses terhadap alat untuk memulai komunikasi daring.
Manfaat onboarding
Manfaat onboarding telah disinggung di atas bahwa langkah yang tepat dapat meningkatkan retensi karyawan.
Menurut survei Glean dan OnePoll, 77% pekerja percaya bahwa kemampuan untuk menemukan informasi tanpa meminta bantuan meningkatkan produktivitas dan pemberdayaan karyawan. Sebanyak 72% percaya bahwa perasaan diberdayakan meningkatkan keterlibatan karyawan.
Kondisi tersebut bisa membuat karyawan bekerja di perusahaan dalam jangka waktu lama, karena menghubungkan karyawan dengan semua alat dan sumber daya yang relevan. Alhasil, karyawan baru dapat memahami ekosistem informasi perusahaan dengan lebih cepat. Mereka juga dapat memulai peran dengan lebih baik dan menjaga produktivitas kerja.
Tantangannya adalah onboarding membutuhkan banyak waktu, usaha, dan koordinasi antar departemen. Sering kali, proses ini perlu beradaptasi dengan perubahan, seperti onboarding virtual karena perusahaan masih menjalankan model kerja hibrida.
Next: Onboarding Karyawan Baru: Cek yang Dilakukan oleh Tim HR
Persiapkan 5 Langkah Ini Untuk Menghadapi Onboarding Karyawan Baru
Sebagai karyawan baru, Anda perlu memberikan kesan pertama yang baik kepada setiap orang yang ditemui di lingkungan kerja baru. Langkah itu dapat membantu Anda memahami budaya perusahaan sekaligus mengenali rekan kerja.
Berikut ini beberapa langkah untuk membantu Anda menghadapi onboarding karyawan baru pada hari pertama:
1. Cek dokumen penunjang
Selain menjalani program onboarding karyawan baru, terkadang Anda perlu menyiapkan dokumen penunjang yang diminta oleh tim HR atau keuangan. Misalnya, kartu BPJS Ketenagakerjaan, Kesehatan, NPWP untuk dimasukkan dalam database karyawan sebagai materi penggajian. Cek pula kontrak kerja atau dokumen lain yang diperlukan untuk mengurus proses administrasi.
2. Rencanakan perjalanan ke tempat kerja
Sebelum menuju ke tempat kerja baru, pastikan Anda mengetahui rute dan cara menuju ke lokasi. Pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke sana, termasuk kemungkinan menghadapi kemacetan dan tata letak parkir.
Pada dasarnya, merencanakan perjalanan bisa memastikan Anda sampai ke tempat kerja tepat waktu. Hal tersebut akan memberikan kesan yang baik kepada atasan baru Anda.
3. Siapkan perkenalan singkat
Sebelum hari pertama bekerja, siapkan kalimat perkenalan singkat tentang nama, posisi baru, dan pekerjaan sebelumnya di depan rekan kerja. Siapkan pula tugas atau tanggung jawab yang akan Anda lakukan.
Perkenalan ini membangun hubungan kerja yang baik dengan siapa pun yang Anda temui. Ini juga bisa memberikan mereka gambaran yang lebih baik tentang apa yang telah Anda lakukan dalam pekerjaan sebelumnya.
4. Matikan suara ponsel
Tak masalah membawa ponsel ke tempat kerja, yang jadi masalah adalah suara ponsel mengganggu kegiatan Anda saat onboarding sebagai karyawan baru.
Jadi, sebaiknya matikan atau setel suara ponsel dalam mode senyap atau getar agar tidak menimbulkan gangguan pada hari penting Anda. Ponsel yang berdering di tengah hari atau selama rapat bisa menunjukkan seseorang yang kurang bersikap profesional.
5. Siapkan bekal
Bila Anda masih “buta” dengan lokasi baru, sebaiknya menyiapkan bekal makanan dan minuman dari rumah. Paling tidak, Anda membawa menu makan siang, air mineral satu liter di tumbler, serta kudapan.
Jika tim HR menyebutkan bahwa perusahaan akan memberikan makan siang gratis, maka Anda cukup membawa minuman. Nikmati istirahat makan siang ini sebagai momen mempererat relasi kerja yang kuat sekaligus mengenal anggota tim lain lebih dekat.
Next: 7 Kiat Menulis CV: Anda yang Melakukan Career Change
Contoh Proses Onboarding Karyawan Baru
Ini merupakan contoh proses onboarding karyawan baru di perusahaan teknologi. Contoh sebagai informasi tambahan bagaimana anggota baru menjalani masa onboarding-nya.
Doist
Sebagai perusahaan perangkat lunak yang menunjang produktivitas, Doist menjalankan model kerja jarak jauh, sehingga mereka mengutamakan asinkron dan menggunakan alat internal sendiri untuk melakukan onboarding.
Jadi, onboarding di sini akan membuat kesan pertama yang sangat baik, sehingga karyawan baru diminta berbagi 10 fakta menarik tentang diri mereka setelah bergabung. Mereka juga dipasangkan dengan mentor dan memasukkan perjalanan mentoring selama masa onboarding. Proses ini dapat berlangsung selama satu minggu.
Menurut artikel Hierology pada 2019 tentang program onboarding di Twitter, tujuan perusahaan adalah memberikan pengalaman luar biasa kepada semua anggota tim baru sejak awal mereka bekerja. Untuk onboarding di kantor, mereka memiliki 75 titik kontak antara karyawan baru dan tim lain seperti HR, perekrut, dan IT.
Untuk program onboarding karyawan baru, Twitter memastikan bahwa karyawan baru disambut dengan hangat sebelum tiba di meja kerja. Mereka diberi tur kantor lengkap, diikuti dengan pelatihan khusus tentang alat dan keterampilan yang mereka perlukan dalam setiap peran mereka. Namun, tidak semuanya seserius itu karena Si Anak Baru juga disambut dengan kaos dan sebotol anggur saat tiba di meja kerja mereka.
Terlepas dari praktik onboarding, langkah ini bermanfaat bagi Anda agar cepat beradaptasi. Bila Anda beradaptasi dengan cepat, maka Anda bisa bekerja sesuai harapan sekaligus meningkatkan produktivitas secara berkesinambungan.
Cek informasi lain tentang proses rekrutmen di laman ini.
