Perusahaan perlu membuat SOP rekrutmen karyawan guna meningkatkan kejelasan dan menstandarkan prosedur perekrutan. Dalam pasar tenaga kerja yang kompetitif, menarik dan mempertahankan karyawan berprestasi lebih penting bagi perusahaan dibandingkan kembali merekrut anggota baru, yang membuat biaya rekrutmen lebih tinggi dan menghabiskan waktu lama.
Diketahui bahwa perusahaan dengan onboarding yang kuat mampu meningkatkan retensi karyawan sebesar 82%. Namun, faktor keberhasilan tersebut tak lepas dari peran SOP terstruktur dalam proses rekrutmen.
Memahami tentang SOP
Standar operasional prosedur (SOP) merupakan serangkaian pedoman dan aturan tertulis secara rinci yang bertujuan untuk memastikan hasil pekerjaan karyawan selesai secara konsisten dan tepat setiap hari. Ini juga disebut sebagai salah satu alat kerja untuk memandu karyawan menyelesaikan pekerjaanya dengan baik dan benar.
SOP tak hanya berlaku pada pekerjaan teknis di lapangan, seperti di industri konstruksi atau manufaktur, juga dapat dikenakan pada divisi human resources, khususnya fungsi recruitment and selection. Dengan demikian, SOP menjamin pendekatan yang terstandarkan untuk menarik dan memilih kandidat terbaik.
Manfaat pembuatan SOP dalam proses rekrutmen antara lain:
- Peningkatan kualitas rekrutmen: menetapkan kualifikasi pekerjaan yang jelas, sehingga Anda dapat mengidentifikasi kandidat yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan oleh peran tersebut, sehingga ini mengurangi risiko membuat keputusan yang salah
- Analisis tujuan bisnis: mengidentifikasi keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi kandidat yang dibutuhkan oleh perusahaan yang selaras dengan tujuan bisnis
- Peningkatan efisiensi: SOP menguraikan langkah dan jadwal yang jelas untuk setiap tahap sehingga menghemat waktu perekrutan
- Mengurangi risiko hukum: SOP yang terdokumentasi memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum dan undang-undang selama proses rekrutmen sehingga meminimalkan kesalahan dan risiko gugatan hukum
- Mendorong transparansi: memastikan setiap kandidat menerima perlakukan yang sama dengan mempertimbangkan kualifikasi dan pengalaman, di mana hal ini mendorong pengalaman positif bagi mereka
- Kolaborasi lebih baik: mendefinisikan peran dan tanggung jawab semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses rekrutmen, yang mendorong kolaborasi dan komunikasi lebih baik
Artikel selanjutnya: 3 Cara Menulis Skill Di CV Agar Sesuai Kebutuhan Perusahaan
3 Tahapan Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan
Dengan memiliki SOP rekrutmen yang terstruktur, perusahaan dapat menarik dan mempertahankan karyawan terbaik mereka. Dalam penyusunan prosedur, tim HR perlu menguraikan tahapannya sebagai berikut:
1) Menyusun konten
- Menguraikan tujuan, ruang lingkup, dan berbagai tahapan yang terlibat dalam proses
- Tentukan peran dan tanggung jawab spesifik setiap pihak yang terlibat pada rekrutmen
- Uraikan keseluruhan proses, termasuk aktivitas sebelum dan setelah rekrutmen, seperti perencanaan dan penganggaran tenaga kerja
- Identifikasi pertimbangan atau persyaratan khusus untuk berbagai jenis peran, seperti posisi kepemimpinan senior akan memerlukan tahap wawancara tambahan
- Tulis penanganan terhadap aplikasi, penolakan, dan komunikasi yang tepat dengan kandidat selama proses
- Sertakan glosarium yang mendefinisikan dan singkatan yang digunakan dalam SOP guna untuk memastikan kejelasan dan pemahaman bagi semua pemangku kepentingan
2) Uji coba
- Menguji coba SOP dalam skala kecil untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki sebelum diimplementasi secara keseluruhan
- Kumpulkan umpan balik dari perekrut, hiring manager, dan peserta uji coba untuk menyempurnakan SOP dan memastikan efektivitasnya
3) Promosikan SOP
- Komunikasikan SOP baru kepada semua pemangku kepentingan melalui pengumuman email, situs internal perusahaan, HRIS, atau sesi pelatihan
- Jadikan SOP mudah diakses oleh semua orang yang terlibat dalam proses sehingga orang yang terlibat rekrutmen dapat memahami tahapan tersebut
- Lakukan peninjauan SOP secara berkala untuk memastikannya tetap relevan dan selaras dengan praktik perekrutan dan persyaratan regulasi ketenagakerjaan
Artikel selanjutnya: 6 Tantangan Proses Rekrutmen Dari Eksternal & Strategi Mengatasinya
3 Langkah Dalam Implementasi SOP Rekrutmen
Setelah menyusun SOP, Anda dan tim dapat mengimplementasikannya dalam proses, mulai dari membuat job description hingga onboarding anggota baru. Berikut ini referensi implementasi SOP bagi tim Anda:
1) Menentukan posisi
- Pembuatan job description yang jelas dan akurat mencerminkan tanggung jawab peran, keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan, serta kualifikasi sehingga menarik kandidat
- Identifikasi karakteristik platform pencarian kerja untuk mengunggah job ads, misalnya LinkedIn, Jobstreet, media sosial, dan situs perusahaan
- Manfaatkan applicant tracking system (ATS) untuk menyederhanakan proses lamaran, mengelola informasi kandidat, dan memfasilitasi komunikasi
2) Evaluasi kandidat
- Tetapkan kriteria yang jelas untuk menyaring resume berdasarkan job description sehingga memudahkan tim HR untuk memilih kandidat dengan kualifikasi dan pengalaman yang diperlukan oleh bisnis
- Penilaian keterampilan untuk mengevaluasi keterampilan teknis dan nonteknis yang dimiliki oleh kandidat
- Susun proses wawancara yang terstandar, termasuk penyaringan melalui telepon, wawancara awal, kemungkinan wawancara teknis atau panel untuk peran tertentu, dan kembangkan pertanyaan wawancara yang menilai kualifikasi, pengalaman, dan kecocokan budaya kandidat untuk peran tersebut
3) Mempekerjakan kandidat
- Berikan paket penawaran kompetitif yang mempertimbangkan pengalaman kandidat, nilai pasar, dan struktur kompensasi perusahaan
- Lakukan background checking untuk memverifikasi riwayat pekerjaan, pendidikan, dan referensi kandidat, di posisi dan industri tertentu akan mengecek skor kredit
- Kembangkan program onboarding karyawan baru guna memperkenalkannya dengan budaya perusahaan dan membekali dengan sumber daya yang diperlukan untuk berhasil dalam perannya
Memang, proses rekrutmen telah usai, tetapi pekerjaan tim HR mengenai SOP belum usai. Pasalnya, Anda perlu mengevaluasi praktik rekrutmen yang dapat dipertahankan dan diperbaiki ke depannya. Untuk mengoptimalkan pencarian kandidat terbaik berdasarkan kebutuhan perusahaan, perusahaan dapat menggunakan jasa recruitment agency berpengalaman di bidangnya. Tentu, mereka pun memiliki SOP dalam merekomendasikan kandidat kepada perusahaan.
