Salah satu tantangan mengelola kehadiran adalah menjaga konsistensi kehadiran tersebut. Bagi HR dan manajer, mereka harus mampu mendorong karyawan hadir tepat waktu. Untuk karyawan, mereka dituntut agar mampu mempertahankan kehadirannya. Meski Anda sudah mengantisipasinya, tetapi masalah akan terjadi tanpa permisi, seperti lalu lintas yang macet, kondisi kesehatan, atau manajemen waktu diri sendiri yang kurang baik.
Bila hal tersebut kerap terjadi pada diri Anda akan berpengaruh pada kinerja sekaligus berdampak pada hubungan dengan tim, atasan, hingga prospek karier jangka panjang.
Apa Itu Kehadiran Karyawan?
Kehadiran karyawan ialah kemunculan sekelompok individu di tempat kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan. Karyawan wajib mematuhi jam kerja, termasuk jam istirahat dan rapat, dan berlaku pada semua model kerja. Misalnya, karyawan perusahaan ritel harus memenuhi jadwal sif yang sudah ditetapkan oleh tim mulai pukul 08.00–17.00 atau staf dengan model kerja hybrid harus hadir dalam pekerjaan mereka.
Biasanya, perusahaan memiliki prosedur kehadiran karyawan yang melacak siapa yang bekerja, kapan waktu kerja mereka, serta siapa yang melakukan kecurangan selama jam kerja. Untuk mendukung pengelolaan kehadiran, perusahaan akan menggunakan sistem pencatatan waktu serta kebijakan kehadiran guna mencatat waktu masuk dan pulang karyawan.
Sekilas, sistem pengelolaan kehadiran lebih bermanfaat bagi perusahaan, tetapi karyawan pun diuntungkan dengan sistem ini.
Jika Anda memiliki penilaian kehadiran positif atau selalu bekerja tepat waktu, HR dan manajer akan mencatatnya. Ketika Anda mengundurkan diri dan memerlukan referensi dari tempat kerja sebelumnya, manajer maupun HR tak segan untuk memberikan penilaian positif tentang time management. Kondisi itu akan berdampak positif terhadap penerimaan Anda di tempat kerja baru.
Selanjutnya: 5 Pilihan Tempat Melamar Pekerjaan Bagi Jobseeker
7 Tantangan Mengelola Kehadiran Di Tempat Kerja
Baik perusahaan maupun karyawan (dan pencari kerja) perlu memahami tantangan mengelola kehadiran karena hal ini berpengaruh pada produktivitas kerja. Apa saja tantangan tersebut?
1) Proses produksi
Proses produksi di pabrik manufaktur sering kali memerlukan waktu yang lama dengan jumlah pembuatan yang banyak, seperti produksi makanan. Jika staf divisi kemasan tidak bisa mengatur pengerjaan, maka bagian pengolahan makanan akan terganggu, dan menyebabkan penumpukan produksi seluruh rantai pasokan. Dalam situasi ini, manajer dan karyawan harus mengetahui siapa yang bekerja pada saat itu dan siapa yang melakukan penyesuaian kerja.
2) Jam kerja panjang
Jam kerja melebihi ketentuan dan berlangsung terus-menerus dapat menyebabkan karyawan kelelahan, sehingga memungkinkan mereka meminta izin sakit atau cuti. Terkadang jam kerja panjang tak bisa dihindari karena jenis industrinya, seperti perusahaan retail elektronik yang memiliki layanan pelanggan membuka gerai pukul 09.00, tetapi karyawan sudah datang pada pukul 08.30 untuk mempersiapkan tugas mereka, saat ada pelanggan datang pada waktu tersebut, karyawan tak bisa menolaknya, mereka harus melayani kebutuhan pelanggan.
3) Tak ada uang lembur
Jam kerja panjang dan tidak ada uang lembur menjadi tantangan bagi HR dalam pengelolaan karyawan. Karyawan juga akan merasa usaha mereka tidak dihargai oleh perusahaan, sehingga menurunkan motivasi kerja. Oleh karena itu, manajemen perlu memiliki mekanisme pemberian waktu dan uang lembur yang sesuai kemampuan serta regulasi ketenagakerjaan.
Selanjutnya: 4 Cara Bertanya Tentang Proses Rekrutmen Setelah Sesi Wawancara
4) Keterlambatan
Karyawan yang datang terlambat ke kantor akan terlambat pula dalam menjalankan tugasnya. Jika ia bekerja dengan tim, maka anggota tim lain yang akan menanggung pekerjaannya atau tugas satu tim terkendala. Keterlambatan juga memengaruhi keputusan pelanggan atau pembeli untuk kembali menggunakan produk atau jasa perusahaan. Situasi itu berpengaruh pada produktivitas kerja.
5) Istirahat berlebihan
Idealnya, istirahat karyawan telah ditentukan oleh manajemen, tetapi kondisi di lapangan tidak sekaku itu. Jika Anda istirahat berlebihan, seperti merokok, minum kopi, atau membeli makanan di luar kantor, maka itu akan mengganggu operasional bisnis. Namun, bila perusahaan mengedepankan hasil kerja dan tak menganggap istirahat berlebihan, maka manajer harus memastikan ada karyawan siap jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
6) Pencurian waktu
Pencurian waktu terjadi di antara karyawan yang bekerja per jam, karena mereka dapat memalsukan waktu kerja atau memanipulasi total jam kerja, tergantung pada sistem yang digunakan. Ini terjadi pada semua level karyawan.
7) Ketidakhadiran tak terduga
Ada kemungkinan karyawan tiba-tiba izin sakit atau cuti karena kondisi darurat keluarga, tetapi perusahaan perlu mengisi kekosongan yang ditinggalkan oleh yang bersangkutan. Jika karyawan kerap izin atau hilang tanpa kabar, maka manajer perlu mendorong perbaikan masalah ini dengan hati-hati, karena tak semua saran perbaikan menghasilkan usaha positif. Bagi karyawan, Anda perlu mengomunikasikan kondisi Anda terutama yang mengarah kepada pekerjaan.
Tak hanya tim HR dan manajer yang menghadapi tantangan mengelola kehadiran tim, tetapi juga karyawan yang menjumpai rintangan di dunia kerja.
