Tak jarang, employee referral digunakan oleh tim HR dan/atau hiring manager sebagai “penyelamat” untuk memenuhi posisi yang masih kosong secara cepat. Pasalnya, karyawan akan merekomendasikan kandidat–yang telah ia kenal–berdasarkan kualifikasi yang sedang dicari oleh perusahaan, di mana dalam prosesnya, ia memberitahukan budaya dan cara kerja di tempat kerjanya kepada kandidat tersebut.
Hasilnya, karyawan baru lebih cepat beradaptasi dan familier dengan lingkungan kerja sehingga pendekatan tersebut dapat menciptakan tim yang kolaboratif. Perusahaan pun tak perlu waktu lama untuk melatih anggota baru agar memahami pekerjaannya atau mendorongnya terlibat dalam tim.
Cara Kerja Program Employee Referral
Dalam proses rekrutmen, tak sedikit manajer yang berdiskusi dengan tim HR atau perekrut dengan menguraikan kebutuhan tenaga kerja baru mulai dari keterampilan, pengalaman, pendidikan, hingga kecocokan terhadap budaya perusahaan. Setelah itu, tim perekrut menyusun job description hingga job ads, termasuk jadwal dan tahap rekrutmen.
Di sisi lain, tim menentukan kanal rekrutmen untuk menjaring kandidat terbaik, lalu mereka mengomunikasikan lowongan kerja kepada karyawan yang ingin mengikuti employee referral. Biasanya, setiap perusahaan memiliki mekanisme tersendiri dalam program tersebut.
Berikut ini beberapa elemen yang dapat digunakan dalam program rujukan karyawan:
Insentif
Untuk meningkatkan partisipasi dalam program referral, perusahaan menawarkan insentif berupa uang atau hadiah selain uang. Hal ini mendorong karyawan untuk menjelajahi jaringan mereka dan menemukan kandidat berkualitas menduduki posisi yang dibutuhkan. Biasanya, uang menjadi insentif paling umum karena menarik bagi hampir semua karyawan. Ada pula perusahaan yang menawarkan cuti tambahan sebagai pengganti bonus tunai. Namun, tim HR juga dapat melakukan jajak pendapat untuk mengetahui jenis insentif yang diinginkan oleh karyawan guna meningkatkan keterlibatan.
Komunikasi
Tim HR perlu segera memberitahukan kepada karyawan tentang program rujukan, karena mereka memiliki lebih banyak waktu untuk menjelajahi jaringan profesional mereka. Jika memungkinkan, tim membuat pengumuman yang menjangkau semua karyawan melalui email dan menyertakan syarat serta ketentuan mengikuti program. Langkah ini menghasilkan proses yang transparan antar karyawan.
Analisis
Sebelum menjalankan metode atau strategi rekrutmen, tim HR harus menentukan tahap perencanaan hingga pelaksanaan dengan menyertakan alat pengukuran dan hasil analisisnya. Hal itu dapat meningkatkan upaya di masa mendatang, seperti uraian kriteria spesifik yang dibutuhkan oleh bisnis, persentase kandidat yang bersumber dari setiap saluran termasuk program referral, atau penyesuaian yang harus dilakukan oleh tim HR agar memperoleh kandidat terbaik, baik dari segi waktu maupun anggaran rekrutmen.
Umpan balik
Umpan balik juga menjadi elemen penting, karena ini menunjukkan kinerja program referral perusahaan secara keseluruhan. Pertimbangkan untuk mengumpulkan umpan balik internal (karyawan) dan eksternal (kandidat baru). Kumpulan umpan balik tersebut menawarkan wawasan dan detail yang lebih mendalam daripada sekadar data.
Baca juga: Seluk-beluk Employee Referral: Definisi, Tujuan, dan Manfaatnya
Langkah Menjalankan Program Employee Referral
1. Evaluasi proses perekrutan
Tim HR perlu mengulas proses rekrutmen sebelumnya, lalu mengidentifikasi peran yang sulit diisi. Pertimbangkan untuk memulai program referral bagi peran tersebut. Ini memungkinkan perekrut untuk menguji program sebelum memperluasnya ke peran lain.
2. Tetapkan syarat
Perekrut harus menetapkan syarat dan mekanisme karyawan mengikuti program ini. Misalnya, karyawan akan memperoleh insentif jika kandidat diterima sebagai staf dan lolos dalam masa percobaan selama tiga bulan serta karyawan wajib mengisi formulir referral sebagai bukti bahwa ia berhasil membawa kandidat berkualitas.
3. Tentukan insentif
Tentukan apa yang akan diterima oleh karyawan jika mereka berhasil merekomendasikan anggota baru. Sebagian besar perusahaan menyediakan insentif berupa uang, tetapi bisa pula memberikan hadiah lain, seperti cuti tambahan, vocer belanja, atau barang. Penting juga untuk menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi karyawan baru agar dapat menerima hadiah, seperti melewati masa percobaan 90 hari.
4. Evaluasi program
Evaluasi program yang sudah dijalankan dan pastikan hal itu mudah digunakan. Jika perlu, lakukan perubahan untuk menyederhanakan proses rekomendasi, mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam sistem baru, atau memperkenalkan layanan tambahan guna mengelola program.
5. Buat job description
Buat job description dan persyaratan pekerjaan secara spesifik pada posisi yang akan direkrut, terutama jika perusahaan memperkenalkan posisi baru. Ini memastikan semua orang memahami siapa yang mungkin menjadi kandidat ideal untuk pekerjaan tersebut dan mempertimbangkan siapa yang mungkin mereka rekomendasikan.
Baca juga: 4 Perbedaan CV Dan Resume Plus Kiat Membuatnya
6. Umumkan program
Umumkan program employee referral kepada karyawan, termasuk cara mereka mengikutinya, apa yang akan mereka terima, dan apa saja proses untuk merujuk seseorang. Misalnya, tentukan apakah mereka perlu memberikan informasi spesifik tentang orang tersebut sebelum melamar atau apakah kandidat perlu memberikan informasi karyawan pada lamaran mereka. Pastikan semua orang tahu di mana menemukan informasi tentang program dan lowongan kerja.
7. Berkomunikasi dengan karyawan
Beri tahu karyawan tentang kemajuan kandidat yang mereka rekomendasikan. Jika proses referral tidak mengalami kemajuan, hubungi karyawan yang merekomendasikan untuk mengucapkan terima kasih atas partisipasi mereka dan mendorong mereka agar tidak lelah mereferensikan orang lain di masa mendatang. Hal ini membantu karyawan merasa dihargai meskipun Anda tidak memilih referensi mereka.
8. Apresiasi karyawan
Berikan penghargaan kepada karyawan yang berhasil merekomendasikan seseorang ke perusahaan. Misalnya, bagikan daftar setiap kuartal yang berisi ucapan terima kasih kepada karyawan yang merekomendasikan seseorang ke perusahaan. Hal ini memperkuat penghargaan Anda kepada mereka dan mengingatkan karyawan lain tentang program tersebut.
9. Modifikasi program
Anda dan tim dapat memodifikasi program rujukan untuk menentukan apa yang paling berhasil. Misalnya, jika Anda memiliki posisi prioritas tinggi dalam bidang yang kompetitif untuk merekrut, pertimbangkan untuk menawarkan bonus yang lebih tinggi.
Mencari kandidat melalui program employee referral dapat mengurangi tingkat turnover, karena karyawan saat ini merekomendasikan kandidat yang mereka tahu dan cocok untuk posisi tersebut. Biasanya, mereka mengetahui orang-orang yang sesuai dengan budaya perusahaan, di mana hal ini bisa meningkatkan tingkat turnover. Bila masa kerja karyawan yang lebih lama, maka perusahaan tak perlu melakukan proses rekrutmen berulang kali yang membutuhkan anggaran yang sedikit lebih besar.
