Apa itu job description? Dalam mencari pekerjaan, Anda perlu membaca job description secara saksama agar tidak keliru memahami peran dan tanggung jawab. Dari deskripsi pekerjaan, kandidat dapat membuat curriculum vitae (CV) dan portofolio berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bila dokumen kandidat sesuai dengan kebutuhan bisnis, bukan tidak mungkin akan melaju ke tahap berikutnya.
Apa Itu Job Description?
Job description merupakan ringkasan informasi tentang peran, tanggung jawab, serta kualifikasi–pendidikan, keterampilan, dan pengalaman–yang dibutuhkan untuk posisi tertentu. Ini juga disebut cetak biru karena menjelaskan anggota baru yang akan mendukung bisnis ke depannya.
Pembuatan dokumen job description akan melibatkan para pemangku kepentingan. Mulai dari manajer tim, manajemen, dan perekrut guna menentukan persyaratan posisi tertentu sekaligus mendukung kinerja, perilaku, dan bisnis perusahaan. Job description yang dirancang dengan baik akan menarik kandidat yang tepat, menyelaraskan ekspektasi, hingga memastikan efisiensi di tempat kerja.
Dari sisi perusahaan, pembuatan deskripsi kerja bertujuan untuk:
- Menarik kandidat yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan, sehingga proses rekrutmen efektif dan efisien
- Memberikan gambaran yang jelas tentang ekspektasi yang diharapkan oleh perusahaan serta memastikan kandidat memahami peran tersebut
- Mengevaluasi kinerja karyawan dengan merujuk kembali ke tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam dokumen
- Mengidentifikasi area pengembangan karyawan, merancang program pelatihan, dan merencanakan jalur karier
- Fondasi bagi tim HR untuk menganalisis kompensasi, manajemen bakat, dan perencanaan suksesi
Bagi kandidat, deskripsi pekerjaan yang jelas bermanfaat untuk:
- Memberikan informasi penting tentang tanggung jawab dan tugas harian
- Menilai kesesuaian apakah keterampilan dan minat Anda sesuai dengan posisi tersebut atau tidak
- Menetapkan tujuan dan meninjau kinerja, sehingga Anda mengukur keselarasan ekspektasi perusahaan dan tujuan karier
Next: 7 Sumber Lowongan Kerja Ini Wajib Digunakan Kandidat
Komponen dalam Job Description yang Efektif
Idealnya, job description harus jelas, ringkas, dan komprehensif. Berikut ini komponen pentingnya:
1. Job title
Job title atau judul pekerjaan harus jelas, spesifik, dan mudah dimengerti. Misalnya, peran sebagai digital marketing specialist atau senior account manager. Namun, ada perusahaan yang menggunakan istilah “tidak umum” sehingga kandidat harus membacanya dengan saksama, seperti manager of happiness atau leader of storytelling.
2. Job summary
Job summary atau ringkasan pekerjaan ialah gambaran singkat dari peran dan tujuan pekerjaan. Contohnya, digital marketing specialist bertanggung jawab untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengelola kampanye pemasaran digital perusahaan guna meningkatkan kesadaran merek dan konversi penjualan.
3. Tanggung jawab
Ini adalah bagian terpenting dari job description, karena Anda dapat membaca apa saja tanggung jawab atau tugas harian yang harus dilakukan oleh pemegang posisi tersebut. Pada bagian ini, tim HR akan menulis atasan langsung dari posisi ini yang membantu kandidat memahami struktur organisasi dan hierarki pelaporan.
Biasanya, bagian ini ditulis menggunakan bullet points dan kata kerja yang kuat agar mudah dibaca. Misalnya:
Export Import Team Leader (Japanese Speaker)
Jobs Description
- Responsible for overseeing export and import operations
- Handle daily export and import activities efficiently
- Manage and monitor shipments to ensure timely delivery
- Review and update standard operating procedures (SOP) regularly
- Manage and supervise team members to achieve departmental goals
- Perform other related tasks as required
4. Kualifikasi
Bagian lain adalah qualifications atau ditulis juga requirements. Ini menguraikan keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang dibutuhkan dari kandidat untuk berhasil dalam pekerjaan. Contohnya:
Jobs Requirements
- Education: Bachelor's degree in any major
- Language: Communicative English proficiency, minimum JLPT N3
- Experience: Minimum of 3 years of experience as an Export Import Team Leader or in a similar role
- Ability to communicate effectively with clients and related parties
Ada dua jenis kualifikasi, yakni must-have (wajib) dan nice-to-have (disukai). Must-have adalah kualifikasi mutlak yang harus dimiliki oleh kandidat. Nice-to-have ialah kualifikasi yang menjadi nilai tambah. Dalam contoh digital marketing specialist:
Must have: pengalaman minimal tiga tahun di bidang digital marketing
Nice-to-have: memiliki sertifikasi Google Analytics
5. Informasi perusahaan
Bagian paling bawah terdapat informasi singkat tentang perusahaan. Ini bertujuan membantu kandidat mendapatkan gambaran tentang tempat kerja dan menentukan apakah Anda akan cocok dengan nilai perusahaan.
Next: Panduan Informasi Lowongan Kerja untuk Fresh Graduate
Menilai Keterampilan terhadap Job Description
Selain memahami definisi apa itu job description, pencari kerja juga harus piawai menilai isi di dalamnya. Terkadang kita mengirimkan CV sebanyak-banyaknya ke berbagai perusahaan untuk meningkatkan peluang. Tindakan ini wajar dilakukan, karena kita sangat memerlukan pekerjaan.
Namun, tak ada salahnya untuk membaca job description secara saksama dan menilai apakah peran yang dibutuhkan sesuai dengan keterampilan kita. Jangan sampai kita “membuang waktu” pada pekerjaan yang tidak kita inginkan.
Praktisi HR Donald Knight mengatakan jobseeker harus selektif memilih pekerjaan. Hanya karena Anda membutuhkan pekerjaan, lalu mengirimkan banyak lamaran, lalu perekrut mengundang ke sesi wawancara kerja, dan pada akhirnya Anda tidak memenuhinya. Kondisi ini akan merugikan waktu Anda, perekrut, dan orang yang sebenarnya menginginkan posisi tersebut.
Knight menyarankan kepada pencari kerja untuk berfokus pada hal-hal yang paling diinginkan oleh perusahaan kepada calon karyawan, peran yang lebih baik, pekerjaan yang fleksibel, hingga jalur karier dan tunjangan yang lebih baik.
Bagi Anda yang bersiap mengirimkan CV, jangan lupa memodifikasi isinya sesuai tanggung jawab dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jika memungkinkan, sertakan pula portofolio yang relevan dan menunjukkan pencapaian Anda. Cek laman ini untuk mendapatkan informasi terkini tentang lowongan pekerjaan.
