Gaya komunikasi perusahaan akan berpengaruh terhadap kinerja karyawan, karena komunikasi dapat menjadi kunci kesuksesan dalam mencapai tujuan perusahaan. Hal tersebut dapat terlihat ketika manajer menyampaikan idenya secara jelas kepada anggota timnya agar mereka memahami tujuan dan tugas yang harus mereka lakukan. Hasilnya, mereka dapat berkontribusi positif bagi perusahaan.
Peran Komunikasi Efektif Terhadap Pekerjaan
Komunikasi efektif ialah kemampuan untuk melakukan sebuah percakapan kepada orang lain dengan cara menarik, konsisten, fokus, dan bernilai. Proses ini melibatkan minimal dua orang yang mampu mengekspresikan maksud mereka secara jelas, memahami tujuan perbincangan, serta mempersilakan setiap orang menyampaikan pendapat mereka.
Di lingkungan kerja, setiap karyawan wajib memiliki keterampilan berkomunikasi. Pasalnya, keterampilan ini berguna untuk berinteraksi dengan orang lain, menyatakan pandangan dan kebutuhan pribadi, hingga memahami tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada mereka. Dengan demikian, mereka dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya sehingga menunjang tujuan bisnis, di mana langkah itu juga mendukung kinerja mereka.
Sebaliknya, komunikasi yang tidak efektif bisa menyebabkan seseorang frustrasi, produktivitas menurun, hingga level turnover meningkat. Oleh karena itu, keterampilan ini perlu Anda kuasai apa pun peran, fungsi, dan industri kerjanya.
Adapun manfaat karyawan memiliki keterampilan komunikasi efektif adalah:
- Memahami maksud orang lain sehingga membantu tim meningkatkan produktivitas
- Mencegah atau menyelesaikan konflik yang berhubungan dengan pekerjaan
- Meningkatkan keterlibatan karyawan sehingga mereka dapat bekerja sama
- Mengartikulasikan dan mengekspresikan kekhawatiran mereka secara jelas sehingga menghasilkan lingkungan kerja yang lebih transparan dan jujur
- Membangun kepercayaan antara manajer dan tim serta sesama rekan kerja, termasuk menumbuhkan rasa empati dan saling menghormati
Bagi HR dan manajer, memahami kebutuhan karyawan melalui komunikasi yang baik adalah langkah awal untuk menciptakan budaya kerja yang positif, karena mereka merasa didengar dan dihargai. Upaya tersebut tak hanya meningkatkan kepuasan kerja, juga mendorong mereka untuk memberikan kinerja yang terbaik.
Selanjutnya: SOP Rekrutmen Karyawan: Penyusunan dan Implementasinya
Kiat Tingkatkan Kinerja Karyawan Melalui Keterampilan Komunikasi
Komunikasi efektif harus menjadi proses dua arah, karena akan menjadi proses yang melibatkan pertukaran informasi antara dua bagian atau lebih di semua level perusahaan. Upaya tersebut akan melibatkan peran manajemen dan karyawan guna menuju tujuan perusahaan.
Khusus bagi karyawan, usaha yang Anda lakukan dalam peningkatan keterampilan berkomunikasi bisa menunjang karier di masa mendatang. Bahkan keterampilan ini bisa diaplikasikan ketika Anda sedang menjalani sesi interview kerja. Berikut ini kiat yang dapat meningkatkan kinerja Anda, yakni:
1) Selalu mempersiapkan
Apa pun tugas yang akan dilakukan, pastikan Anda selalu mempersiapkannya. Ini melibatkan cara berkomunikasi secara keseluruhan, seperti meneliti informasi yang mungkin diperlukan untuk mendukung pekerjaan dan mempertimbangkan bagaimana cara menanggapi pertanyaan rekan kerja jika ia tidak jelas dengan pekerjaan tersebut.
Misalnya, dalam tugas mempersiapkan presentasi tentang strategi media sosial untuk menarik peserta mengikuti webinar mengenai peningkatan karier, Anda harus menyiapkan rencana tersebut secara konkret, hal-hal yang berkaitan dengan karier yang ingin ditingkatkan oleh pencari kerja, tantangan dalam berkarier, hingga antisipasi hal-hal tak terduga.
2) Kalimat ringkas dan jelas
Dalam berkomunikasi, pemilihan kata-kata merupakan poin krusial untuk menyampaikan pesan kepada orang lain–baik tertulis maupun lisan–dan mereka memahaminya dengan mudah. Anda perlu memilih dan menguraikan kalimat ringkas dan jelas berdasarkan audiens, menghindari kalimat tidak perlu dan bahasa yang terlalu berbunga-bunga yang dapat mengalihkan perhatian pesan, serta perlu mengulang pesan guna memastikan pemahaman audiens tetapi hati-hati menggunakannya.
3) Perhatikan komunikasi nonverbal
Sering kali komunikasi nonverbal mengungkapkan lebih banyak hal daripada kata-kata, seperti ekspresi wajah dan gerak tubuh. Bahkan kita cenderung lebih memercayai isyarat nonverbal daripada pengucapan kalimat jika masing-masing pihak tidak sependapat, seperti menyilangkan tangan atau tidak mau melakukan kontak mata. Selain memperhatikan isyarat nonverbal orang lain, Anda juga perlu mengendalikan komunikasi nonverbal diri sendiri karena isyarat nonverbal harus selalu mendukung pesan Anda.
Selanjutnya: 4 Cara Bertanya Tentang Proses Rekrutmen Setelah Sesi Wawancara
4) Perhatikan nada bicara
Seperti halnya isyarat nonverbal, nada bicara dapat menambah kekuatan untuk menekankan sebuah pesan. Saat berbicara, nada mencakup volume, proyeksi, intonasi, serta pilihan kata. Kalimat yang dipilih dengan baik dan berkonotasi positif menciptakan kepercayaan, sementara itu, pemilihan kalimat yang buruk dan berkonotasi tidak jelas atau negatif dapat menyebabkan kesalahpahaman dengan cepat.
Kenyataannya, menjaga nada bicara untuk memastikan sesuai dengan maksud Anda bisa menjadi sulit, tetapi Anda dapat melatih berbicara secara mindful. Selain itu, Anda dapat mengetik kalimat yang akan dibicarakan, lalu membacanya sembari mengatur nada bicara. Mintalah teman menilai nada bicara Anda dan ubah jika nada terlalu tinggi atau rendah.
5) Mendengarkan secara aktif
Komunikasi hampir selalu melibatkan dua individu atau lebih, maka mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara meskipun hal ini bisa menjadi lebih menantang daripada yang kita sadari.
- Beberapa kiat untuk mendengarkan secara aktif, yaitu:
- Memberikan perhatian penuh dan tak terbagi kepada teman bicara
- Menjernihkan pikiran dari gangguan, penilaian, dan argumen tandingan
- Menghindari untuk menyela pembicaraan teman bicara
- Tunjukkan bahasa tubuh tetap positif untuk menjaga pikiran tetap fokus dan benar-benar mendengarkan
- Ulangi pembicaraan teman ketika Anda merespons
- Ajukan pertanyaan agar mendapatkan informasi tambahan
6) Peran HR dan manajer
HR dan manajer memiliki peran krusial untuk memastikan komunikasi di tempat kerja berjalan efektif. Anda perlu menciptakan sistem dan budaya yang mendukung komunikasi terbuka. Beberapa langkah yang dapat diambil antara lain:
- Menyediakan platform komunikasi yang tepat, seperti email, aplikasi chat, atau platform kolaborasi guna memastikan informasi tersampaikan dengan baik
- Melatih keterampilan komunikasi karyawan dan manajer untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam menyampaikan dan menerima informasi
- Menciptakan budaya pemberian umpan balik yang dilakukan secara teratur dan konstruktif, baik dari atasan ke bawahan maupun sebaliknya
Mengingat komunikasi efektif adalah kunci untuk mencapai kinerja karyawan yang optimal, tetapi tidak semua perusahaan berhasil menciptakan sistem komunikasi tersebut. Oleh karena itu, perusahaan perlu membangun budaya komunikasi yang transparan dan dorong semua level karyawan berpartisipasi aktif agar tercipta lingkungan kerja produktif.
