Salah satu momen paling dinantikan oleh kandidat adalah menerima offering letter. Namun, Anda sebagai kandidat terpilih jangan asal menerima dan menandatanganinya. Anda wajib membaca sekaligus memahami isinya. Jika ada poin yang tidak sesuai, bicarakan dengan tim HR atau perekrut untuk melakukan penyesuain, karena hal ini adalah fondasi hubungan kerja yang kuat.
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter merupakan dokumen formal tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada kandidat terpilih, yang menyajikan rincian dan syarat dari penawaran pekerjaan. Dokumen ini meminta kandidat untuk menyatakan kesediaannya menerima tawaran pekerjaan terhadap syarat perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
Pembuatan offering letter memiliki beberapa tujuan baik bagi perusahaan maupun kandidat, yakni:
- Konfirmasi resmi: memberikan konfirmasi tertulis yang jelas kepada kandidat bahwa mereka telah berhasil dalam proses seleksi dan pekerjaan secara resmi ditawarkan kepada mereka
- Transparansi kompensasi: menguraikan secara transparan rincian kompensasi dan benefit (gaji pokok, tunjangan, bonus) sehingga kandidat dapat membuat keputusan
- Mengamankan kandidat potensial: memastikan kandidat potensial segera terikat pada tawaran kerja sebelum mereka menerima tawaran dari kompetitor
- Dasar kontrak: menjadi dasar untuk menyusun perjanjian kerja (PKWT atau PKWTT) yang lebih komprehensif setelah kandidat menerima tawaran pekerjaan
Khusus bagi kandidat, dokumen tersebut dapat Anda gunakan sebagai bukti resmi tawaran kerja, alat negosiasi, dan sumber informasi untuk membandingkan tawaran dari berbagai perusahaan. Bagi perusahaan, offering letter digunakan sebagai dokumen internal untuk memulai proses onboarding karyawan baru dan dokumen legal pendukung dalam pembentukan kontrak kerja.
Next: Menghadapi Job Offer yang Tidak Sama Dengan Lowongan Kerja
6 Poin yang Tercantum Dalam Offering Letter
Format offering letter dapat bervariasi, hal ini tergantung perusahaan. Namun, ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi agar dokumen tersebut dapat dipahami oleh kedua belah pihak, yakni calon karyawan dan perusahaan. Terlebih jika perusahaan menjalankan transparansi dalam proses rekrutmennya, mereka akan memenuhi syarat ini.
1. Kejelasan identitas
Surat harus secara eksplisit mencantumkan kedua belah pihak:
- Nama lengkap, alamat, dan kontak perusahaan, serta penanggung jawab dalam proses offering letter
- Nama lengkap, alamat, dan kontak kandidat
2. Nama jabatan
Nama jabatan (job title) yang ditawarkan oleh perusahaan kepada kandidat serta penempatan divisi atau departemen dan lokasi kerja.
3. Rincian kompensasi dan benefit
Bagian ini merinci dengan jelas tentang kompensasi dan benefit yang terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap, jika ada.
4. Batas waktu penerimaan
Offering letter mencantumkan batas waktu yang jelas bagi kandidat untuk merespons tawaran perusahaan. Misalnya, dalam jangka waktu tiga atau tujuh hari. Jika kandidat tidak merespons dalam batas waktu tersebut, perusahaan berhak menarik kembali tawaran tersebut. Jika kandidat ingin menunda keputusan–apa pun alasannya–komunikasikan segera kepada perekrut.
5. Tulis syarat tertentu
Jika ada syarat tertentu, perusahaan harus menuliskannya agar kandidat memiliki kejelasan, seperti:
- Lulus pemeriksaan kesehatan (medical check up atau MCU)
- Lulus verifikasi background checking
6. Tanggal mulai bekerja
Offering letter harus mencantumkan tanggal yang disepakati oleh kedua belah pihak, kapan karyawan diharapkan mulai bekerja atau hal ini biasa dikenal dengan joining date.
Next: 3 Cara Merespons Job Offer Secara Profesional
Calon Karyawan Wajib Mengecek 5 Poin di Offering Letter Ini
Menerima offering letter menjadi momen yang menyenangkan, tetapi Anda harus bersikap profesional. Maksudnya, Anda wajib membaca dan memverifikasi setiap poin sebelum menandatanganinya. Pemeriksaan yang cermat akan melindungi hak dan ekspektasi di masa depan.
1. Perhatikan rincian kompensasi dan benefit
Pastikan angka gaji pokok sesuai dengan yang dinegosiasikan. Tanyakan apakah tunjangan termasuk dalam gaji pokok atau di luar gaji pokok serta pastikan pula pembayaran jaminan sosial, seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
Jika posisi tersebut menjanjikan bonus atau komisi, pastikan offering letter menyebutkan dasar perhitungan atau key performance indicator (KPI) yang menjadi acuan, meskipun detailnya akan tercantum di kontrak kerja atau perjanjian kerja.
2. Status pekerjaan dan jenis kontrak
Anda harus memastikan jenis hubungan kerja yang ditawarkan oleh perusahaan. Apakah yang mereka tawarkan tercantum di offering letter.
Sebut saja, Anda direkrut oleh perusahaan sebagai karyawan tetap sehingga Anda harus menjalani masa percobaan selama tiga bulan dan akan menerima perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWT). Bila Anda direkrut sebagai karyawan kontrak, maka tidak ada masa percobaan dan menyebutkan periode kontrak kerja. Nantinya, Anda kana menerima perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT).
3. Job title dan job description
Verifikasi bahwa job title yang tertera sesuai dengan posisi yang Anda lamar. Pastikan offering letter menjelaskan secara singkat tentang job description dan reporting line kepada siapa Anda akan melaporkan pekerjaan.
Next: 5 Kiat Kelola Job Offer Lebih Dari Satu
4. Periksa klausul secara teliti
Bagi Anda yang akan menduduki posisi senior atau strategis dan perusahaan memberikan klausul, periksa sebaik-baiknya. Misalnya, adakah non-disclosure agreement (NDA) sebagai komitmen untuk menjaga rahasia perusahaan dan non-compete clause yakni pembatasan bagi Anda untuk bekerja di perusahaan pesaing dalam jangka waktu tertentu setelah Anda meninggalkan perusahaan tersebut. Pahami sejauh mana klausul tersebut membatasi karier Anda di masa depan.
5. Persyaratan prakerja
Pastikan Anda mampu memenuhi semua persyaratan prakerja. Misalnya, penyerahan ijazah, dokumen administrasi, atau hasil MCU yang diminta sebelum hari pertama mulai bekerja.
Mengingat offering Letter adalah fondasi awal dari hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, maka Anda wajib menelitinya secara saksama. Ini momen bagi Anda untuk menegosiasikan atau mengklarifikasi semua detail penting sebelum terikat dalam perjanjian kerja.
Dengan pemeriksaan yang teliti, Anda akan terhindar dari kesalahpahaman di kemudian hari. Ikuti informasi tentang proses rekrutmen dan peluang baru di laman ini.
